De V van Verbinding…en Virtueel

Nooit was verbinding belangrijker dan nu. Bedrijven groeien buiten de landsgrenzen, collega’s werken al lang niet meer in hetzelfde kantoor en klanten bevinden zich in de verste uithoeken van de wereld. De lijntjes worden langer, de talen diverser en her en der verschijnen kapers op de kust die wachten op de minste misstap om de klant of werknemer hun kant uit te lokken. Want laten we eerlijk zijn, nu het internet wereldwijd aanwezig is én ook gebruikt wordt, krijgen we allemaal toegang tot een brede waaier aan ‘buitenkansjes’, de één al flitsender dan de ander. Dat brengt ons bij de hamvraag waar veel organisaties vandaag de dag mee worstelen: hoe houden we de binding met onze doelgroepen?

In het verleden lag het antwoord voor de hand: iedereen werd uitgenodigd. Of het nu ging om een personeelsfeest, een presentatie voor klanten of een conferentie voor de doelgroep in kwestie, een leuk event organiseren was dé manier om iedereen bij de les te houden. Dat is echter niet meer aan de orde. Live events zijn absoluut nog niet passé, maar hoe groter en internationaler de organisatie, hoe moeilijker het wordt om het logistiek voor elkaar te krijgen dat iedereen er ook daadwerkelijk is. Om niet te spreken over het prijskaartje…

Webinars brachten in eerste instantie soelaas, met name voor kleinere events en vergaderingen die in eenzelfde taal werden gevoerd. Voor meertalige events bestond echter alleen de bewerkelijke en dure on-site optie, waarvoor organisaties vaak de tijd, het geld en de mankracht misten. Voor deze laatsten was het een lose-lose situatie, ze verloren de binding met hun doelgroepen, en hun doelgroepen zochten hun toevlucht tot organisaties die wél aandacht hadden voor hen. Deze internationale organisaties en bedrijven vroegen ons om een oplossing, en die hebben we met onze technische partners ontwikkeld.

Meertalige Webinars

Hierbij wordt live simultaanvertaling toegevoegd aan een online vergaderplatform. Denk aan Skype, maar dan verrijkt met professionele conferentietolken en een presentatie-en chatfunctie. Deelnemers hebben geen speciale hardware nodig, een laptop of smartphone volstaat om -waar ook ter wereld- in te loggen en de presentaties te volgen in de eigen taal. Het event kan bovendien worden opgenomen, inclusief vertolking, zodat alles achteraf nog in alle rust kan worden beluisterd en bekeken. Dit platform is geschikt voor kleinere events zoals interne financiële updates, maar ook voor grote happenings zoals aandeelhoudersvergaderingen. Ook B2B marketeers maken gretig gebruik van webinars: 62% van de B2B marketeers zetten ze nu al in als onderdeel van hun content management strategie[1]!

Meertalige teleconferenties

Bij meertalige conferenties gaat het om een telefoongesprek met live simultaanvertaling. Ook hiervoor is geen specifieke hardware nodig, een ouderwetse telefoon is meer dan voldoende. Dit platform wordt vooral gebruikt voor telefoonvergaderingen met een kleiner aantal deelnemers, maar ook ter vervanging van een webinar als deelnemers niet beschikken over een betrouwbare internetverbinding. Denk aan NGO’s die medewerkers op afgelegen locaties moeten briefen, of een kort overleg met anderstalige klanten of collega’s. Ook hier bestaat de mogelijkheid het gesprek op te nemen en na afloop te beluisteren.

Hybride vergaderingen

Dan is er ook nog de combinatie van de live en virtuele vergadermogelijkheden. Wat als de helft van de deelnemers wél aan het live event kan deelnemen, en de andere helft verspreid zit over de wereld? We koppelen het live event aan ons online platform, waardoor deelnemers alle uitwisselingen kunnen volgen waar ze zich ook bevinden, met of zonder vertolking. Ook sprekers hoeven niet per sé live aanwezig te zijn, ze kunnen hun presentatie geven via het platform voor een publiek dat elders samen is gekomen.

Remote tolken

Een live event is onontbeerlijk, maar er is geen plaats in de zaal om tolkencabines te installeren. Dan maar geen tolken? Zal iedereen alles dan wel meekrijgen? We kunnen de tolken samenbrengen in één van onze studio’s, en de vertolking streamen naar de deelnemers in de vergaderzaal. Tolken volgen het event en de presentaties dan via een video-feed, en vertolken alles alsof ze in de zaal zitten.

Wat is de meerwaarde van deze virtuele en hybride oplossingen?

Uit bovenstaande blijkt al hoe virtuele platforms kunnen worden ingezet. Maar zijn er ook statistieken die hun meerwaarde staven? Citrix Online publiceerde in 2011 de conclusies van hun onderzoek bij het Amerikaans Instituut voor Gecertificeerde Belastingadviseurs. Deze studie toont aan dat door het gebruik van webinars de reiskosten zijn afgenomen met $100.000, de uitstoot met 200 ton per jaar, terwijl de productiviteit van de werknemers behoorlijk is gestegen.

Maar is vertaling dan wel nodig? Iedereen spreekt tegenwoordig toch gewoon Engels?

Nelson Mandela heeft ooit gezegd: “Als je iemand toespreekt in een taal die hij verstaat, gaat de boodschap naar zijn hoofd. Als je iemand toespreekt in zijn moedertaal, spreek je tot zijn hart.” Een onderzoek van de Common Sense Advisory, dat marktonderzoeken uitvoert voor de (ver)taalindustrie, wijst uit dat 72% van de consumenten meer geneigd is een product te kopen als het in zijn eigen taal wordt aangeboden[2]. Uit datzelfde rapport blijkt dat 56% van de consumenten de taal waarin een product of dienst wordt beschreven, belangrijker vindt dan de prijs. Need we say more?

Communicatie-strategie

Zullen we vanaf nu dan maar alles virtueel organiseren, én in alle wereldtalen communiceren? Natuurlijk niet. Organisaties moeten doelgroepen afbakenen, en analyseren waar meertalige virtuele platforms waarde toevoegen en de binding stimuleren. Het belang van real life ontmoetingen mag zeker niet worden onderschat, en vertaling voegt niet altijd en overal evenveel toe. Maar wanneer organisaties virtuele communicatie-technologieën op een strategische wijze inzetten en ze -waar nodig- verrijken met vertolking, kunnen ze op een efficiënte manier de mensen betrekken die tot voor kort onbereikbaar waren. Ze ontlasten ook hun medewerkers, die zo minder kostbare tijd in luchthavens moeten doorbrengen, hopend dat hun vlucht op tijd vertrekt.

Wij helpen onze klanten een doeltreffende communicatie-strategie te ontwikkelen en zetten onze digitale platforms in om hen te helpen verbinden met hun doelgroepen. De resultaten van deze aanpak hebben immers uitgewezen dat als elk van de partners zijn expertise bijdraagt, het geheel veel meer wordt dan de som van de delen.

Wilt u samen met ons uw communicatie-strategie onder de loep nemen of deelnemen aan één van onze gratis demo’s? Neem contact op met Gerard Jansen via: gerard.jansen@presencegroup.eu of +31 6 2919 6053

Auteur: Maaike Villavicencio Fernandez – Presence Translate & Interact

[1] B2B Content Marketing:2014 Benchmarks, Budgets and Trends – North America
[2] Bron: Common Sense Advisory “Can’t read, won’t buy: why language matters on global websites”, 2014