Als event planner komt er veel kijken bij het organiseren van een evenement. Van het uitnodigen van bezoekers naar het plannen van de workshops tot de toegangscontrole op de locatie en de decoratie van de locatie, aan alles moet gedacht worden. Zo kan het project management van een event erg onoverzichtelijk en chaotisch worden.

Krijg overzicht door een online event management tool

Wil je chaos en onoverzichtelijkheid voorkomen? Dan raden wij je aan om gebruik te maken van event management tools, bijvoorbeeld die van Halito!. Met onze event technologie heb je op één plek inzicht in de registratie van bezoekers voor jouw offline, online of hybride event. Zo blijf je gemakkelijk op de hoogte van de huidige stand van je uitnodigingen, inschrijvingen, workshops, e-ticketing, toegangscontrole en nog veel meer. Hierdoor kan jij je, als event organizer, focussen op het aankleden van de locatie, het regelen van gastsprekers, en nog veel meer belangrijke zaken.

De mogelijkheden van een event management tool

Met event management software kan je van a tot z jouw bezoekersregistratie beheren. Hoe ziet dit proces er dan uit? Dat leggen we je stap voor stap uit:

Informeren

Allereerst is het belangrijk om een online visitekaartje te maken in de vorm van een event website. Jouw event website kan je bij Halito! geheel personaliseren naar jouw huisstijl en domeinnaam. Hierdoor is er voor de bezoeker direct herkenbaarheid en kan je jouw event promoten.

Op jouw event site kan je gemakkelijk meerdere pagina’s maken met informatie over de sprekers, het programma, de locatie en eventueel welke gasten zich aan hebben aangemeld. Hierdoor vindt de bezoeker op één plek alle informatie over jouw event, wel zo overzichtelijk.

Organiseer je een internationaal event? De website kan je lanceren in meerdere talen waardoor iedereen naar jouw event kan komen. Om het nog makkelijker te maken past de event website zich aan het device dat de bezoeker gebruikt. Het maakt niet uit of de website geopend wordt op desktop, mobiel of tablet. Wel zo professioneel.

Uitnodigen

Na het maken van jouw event site, is het tijd om de bezoekers uit te nodigen. Heb je een gastenlijst? Deze importeer je gemakkelijk in de software van Halito!. Ben je niet zeker of alle mailadressen de juiste zijn of zitten er misschien dubbele tussen? Geen probleem! De event software haalt deze er gemakkelijk uit.

Je gastenlijst kan je indelen in verschillende groepen waardoor je mailings kan sturen naar verschillende soorten gasten. Handig als je verschillende soorten tickets wil verkopen. De mails kan je natuurlijk ook personaliseren waardoor de ontvanger direct weet dat de mail van jouw bedrijf/event afkomstig is.

Aangezien we in een drukke tijd met veel afleiding leven is het wel zo handig om je gasten te reminden. Een handige manier hiervoor is om een save-the-date toe te voegen en vlak voor het event een SMS-reminder te sturen. Hierdoor is iedereen op de hoogte en verlaag je het aantal no-shows aanzienlijk.

Registreren

Wanneer je genodigden een uitnodiging hebben ontvangen, kunnen ze zich registreren. Met de software van Halito! kan je het registratieformulier volledig aanpassen naar jouw event. Hierdoor kunnen genodigden zich direct aanmelden voor een workshop, meerdere collega’s inschrijven, kiezen om het event online of live bij te wonen en direct betalen wanneer je een betalend event organiseert. Om alles goed op orde te houden kan je bij een workshop een limiet aan het aantal plaatsen instellen. Is de workshop vol? Dan komen de bezoekers op een wachtlijst.

Het voordeel van het online beheren van jouw bezoekersregistratie, is dat jouw gastenlijst up-to-date is. Je hoeft hierdoor niet meer in een Excel bij te houden wie er komen en welke workshop(s) ze gaan bezoeken. Je zal altijd zien dat een aantal bezoekers toch naar een andere workshop wil gaan, door omstandigheden het event online willen bijwonen of toch niet kunnen komen. Ga dat maar eens verwerken in je Excel bestand…

Tussen de registratie en het event is vaak weinig tot geen communicatie. Het risico is dat bezoekers je event vergeten of uiteindelijk niet meer komen. Wat je wil bereiken is interactie! Daarom is het mogelijk om een event app te gebruiken. Deze event app kunnen je bezoekers (gratis) downloaden. Op deze app kan je extra informatie geven over jouw event, interactie stimuleren en pushberichten versturen. De bezoeker blijft in contact met jouw event en loopt al warm voor de start!

Verwelkomen

Yes, jouw event gaat beginnen! Je bent lichtelijk gespannen en hoopt dat de bezoekers het ontzettend naar hun zin gaan hebben. Gelukkig maak je gebruik van event software waardoor het verwelkomen en aanmelden op rolletjes loopt.

Dit komt doordat de gasten voordat ze naar jouw event komen een e-ticket downloaden. Dit e-ticket heb je zelf eerst ontworpen in de huisstijl van jouw bedrijf of event. Het e-ticket wordt snel gescand en de bezoekers kunnen zo doorlopen. Door deze manier van event ticketing voorkom je lange wachttijden en ben jij direct op de hoogte van het aantal bezoekers dat op locatie is, aangezien alles geregistreerd wordt.

Wanneer de bezoeker binnen is, krijgt deze een gepersonaliseerde badge. Op deze badge kan je alle relevante informatie zetten zoals het programma, de workshopkeuze, logo’s en natuurlijk de naam van de bezoeker.

Interageren

Tijdens jouw event wil je dat bezoekers optimaal betrokken zijn bij de workshops en gastsprekers. Maar het is vaak lastig om dit te stimuleren. Via een (externe) event app kan je de interactie en betrokkenheid verbeteren door tijdens het event live slides, polls, quizzen en Q&A’s te delen. Hierdoor voel je je als bezoeker echt onderdeel van het event en het is ook nog eens leuk om te doen!

Tegenwoordig zijn niet alle events live. Er is veel meer mogelijk. Zo kan je kiezen voor een online event maar ook voor een hybride event; online en live samengevoegd. Door jouw event te streamen, kunnen bezoekers ook vanuit hun eigen huis of kantoor jouw event bijwonen.

Bedanken

Het was een fantastische dag of meerdere dagen. Jouw event is een succes geworden! Hoe leuk is het om je bezoekers deze dag nog even te laten herbeleven? Dit kan door een persoonlijke mail te sturen waarmee je de gasten bedankt voor hun komst, met daarin leuke foto’s een aftermovie en/of een presentaite van een workshop die ze hebben bijgewoond. Zo blijft het engagement na het event en kan je laten doorschemeren dat er een nieuwe editie aan komt.

Maar het organiseren van een event is niet alleen maar rozengeur en maneschijn…. Helaas is het vaak zo dat er no-shows zijn. De no-shows kan je een aparte mail sturen met wat zij allemaal hebben gemist, waardoor ze volgend jaar wel naar jouw event komen! Daarnaast zou je de no-shows een no-show fee kunnen sturen.

Om het echte succes van jouw event te meten is het fijn om feedback te krijgen. In jouw bedankmail kan je een link naar een enquête sturen. Uit deze enquête komt waardevolle informatie voor een eventueel volgend evenement.

Analyseren van jouw event

Naast de resultaten van de enquête kan je nog veel meer cijfers inzien in de software van Halito!. Verschillende statistieken en rapporten geven jou inzicht of de vooraf opgestelde doelen zijn behaald. Zo krijg je niet alleen inzicht in wat er goed is gegaan maar ook in de verbeterpunten.

Zo krijg je per e-mailcampagne inzichten in het resultaat ervan. Hoeveel mails zijn er afgeleverd, gebounced en welke mails zijn geopend. Via Google of Adobe Analytics kan je zien hoeveel bezoekers er op je event website zijn geweest en krijg je inzicht in de statistieken van de bezoekers op jouw event.

De beste event management tool

Er zijn een heleboel event management platforms. Hierdoor is het lastig om te bepalen welke het beste bij jouw event past. Wanneer je gebruik wil maken van de features die in dit artikel beschreven zijn? Dan raden wij je aan om gebruik te maken van Halito!. Naast deze features ben je dan ook verzekerd van goede hulp van ons customer success team!

Wil je meer weten over Halito! en hoe onze software jouw event tot een succes kan maken? Plan dan een gesprek met ons in!