Spring naar de inhoud

Hoe online event software jouw online of hybride event succesvol maakt

In de corona periode heeft de event sector zich ontzettend moeten aanpassen. Opeens mochten de bezoekers niet meer naar de event locatie komen. Maar de eventbranche zou de eventbrache niet zijn als hier geen oplossing voor zou komen! Met online event software was het mogelijk om van een live of offline event naar een online event te gaan. Nu de corona regels weg zijn, merken we dat deze oplossing veel gebruikelijker is om in je live event te integreren (hybride event) of om je event volledig online te organiseren.

Organiseren met behulp van online event software

Net zoals bij een live event moet er ook ontzettend veel geregeld worden voor een online event. Ok, je hoeft niet te denken aan bijvoorbeeld een event locatie met voldoende zitplekken of een cateraar (of toch wel? Hier komen we later op terug!). Het organiseren zal zich veel meer op het technologische vlak bevinden. Zo is het belangrijk om goede online event management software te hebben.

Online event management software

Om van jouw online event een succes te maken, is het belangrijk dat de communicatie met de deelnemers goed geregeld is. Bij Halito! hebben wij software die je van A tot Z helpt om jouw communicatie met de deelnemers zo goed mogelijk te laten verlopen. De stappen zijn als volgt:

1. Informeren van de deelnemers

Jouw online event begint eigenlijk al ver voordat het daadwerkelijk is begonnen. Het is belangrijk om de bezoeker direct mee te nemen in het event. Daarom beginnen wij met het bouwen van jouw event website, in de huisstijl van het event. Op deze event site zet je alle belangrijke informatie over het online event. Denk hierbij aan de datum en tijdstip, informatie over de sprekers, de te volgen workshops, wat het doel van het event is en alle andere info die voor jouw event belangrijk is.

2. Uitnodigen van de deelnemers

Via de software voor online events van Halito! is het gemakkelijk om jouw gastenlijst direct te importeren. Vervolgens kan je deze gasten nog verdelen in verschillende groepen. Handig als je verschillende soorten gasten hebt (VIP’s, sponsors, deelnemers,...). Voor elke groep kan je een uitnodiging opstellen waarin je de belangrijkste informatie zet.

In onze software kan je de verschillende mailings alvast klaarzetten Zo heb je de uitnodiging en de reminder direct klaargezet en wordt deze op de door jou gekozen datum en tijdstip automatisch naar de juiste groep gestuurd. Wel fijn dat je dit vooraf kan doen. Want hoe dichter je bij het event komt, hoe drukker het natuurlijk wordt.

Naast het versturen van een mailing naar je gastenlijst is het ook aan te raden om meer event marketing activiteiten te ondernemen. Je zal er natuurlijk voor moeten zorgen dat deelnemers naar je event komen. Zo kan je advertenties plaatsen op Google, social media kanalen, tv, radio of andere websites.

3. Registreren van de deelnemers

Op de event website zet je een registratieformulier. Dit formulier kan je zelf zo lang of zo kort maken als je zelf wilt. Hierdoor krijg je vooraf al de informatie die je nodig hebt voor het event. Deelnemers kunnen zich direct inschrijven voor (online) workshops en ook meerdere collega’s of vrienden tegelijkertijd inschrijven.

Het mooie van deze manier van inschrijven is dat jouw gastenlijst direct up-to-date is. Wilt een deelnemer zich toch inschrijven voor een andere workshop? Dan kan dit gemakkelijk en wordt het direct verwerkt in jouw lijst. Hierdoor voorkom je fouten en scheelt dit jou een hoop administratie.

Nadat de deelnemer zich heeft ingeschreven voor jouw online event ontvangt deze een bevestigingsmail. De bezoeker weet hierdoor dat alles goed is doorgegeven en dit geeft jou de mogelijkheid om nog wat extra informatie te geven. Bijvoorbeeld over de event app of wanneer ze een volgende e-mail kunnen ontvangen.

4. Verwelkomen van de deelnemers

Bij een online event is dit toch even iets anders dan bij een offline event. Normaal gesproken ontvangen de deelnemers een QR-code en komen ze naar jouw locatie toe. In het geval van het online event ontvangen ze een link naar de livestream. De deelnemer klikt op de link en is direct aangeschoven bij het online event.

Deze data worden direct verwerkt in de online evenementen software. Hierdoor heb je direct inzicht in hoeveel deelnemers er online zijn en wie dit zijn. Shows en no-shows registreren kan dus ook bij een online event!

5. Content is king

Bij online events is content ontzettend belangrijk om je te onderscheiden. Het is belangrijker dan beleving. We schreven er eerder al een blog over: Succesvolle online B2B events na corona.

6. Bedanken van de deelnemers

Yes, jouw event is een succes geworden! Je wilt natuurlijk de deelnemers bedanken voor hun bijdrage. Dit kan je doen door een e-mail te sturen met daarin foto’s, filmpjes, door presentaties te delen en door een enquête te houden. In deze enquête kan je peilen wat de event experience van de deelnemers is. De tops zijn natuurlijk fijn om te horen en van de tips kan je leren voor een volgende editie.

Must-haves voor jouw online event

Een online event is iets anders dan een offline event. Om van jouw online event een succes te maken hebben we een aantal tips voor je!

Live streaming software

Jouw event zal zich online bevinden. Een groot deel van het succes is dus afhankelijk van de live streaming software. Er zijn een heleboel verschillen soorten software. Verdiep je goed in de mogelijkheden van elke dienst en kijk kritisch naar de hoeveelheid data die verwerkt kan worden. Neem contact op met Halito! voor concreet advies!

Zorg voor een stabiele en sterke internetverbinding

Eigenlijk ligt dit in lijn met de vorige tip. Zonder goed internet gaat de kwaliteit van het online event hard achteruit. Je deelnemers zitten niet te wachten op een haperend beeld of niet verstaanbare gesprekken. Verdiep je daarom goed in de snelheid en de stabiliteit van het internet op de locatie waar je het online event gaat organiseren.

Zorg voor interactie

Doordat jouw event online wordt georganiseerd, is al snel de afstand voelbaar. Maar tijdens je event wil je dat de deelnemers zich betrokken voelen en daardoor betrokken zijn bij het event. Op meerdere manieren kan je voor deze interactie zorgen!

Vooraf netwerken

Is het doel van jouw event om deelnemers te laten netwerken? Zorg er dan voor dat de deelnemers voorafgaand aan het event weten wie er ook deelnemen. Hierdoor kunnen er alvast connecties gemaakt worden en is er een mogelijkheid om vooraf, na of tijdens het event te kunnen netwerken.

Event app

Jouw deelnemers willen zich tijdens het event natuurlijk laten horen. Door Q & A’s, pollen, peilingen en quizzen betrek je de bezoekers echt bij het event. Ze kunnen zich laten horen, vragen stellen en meedoen aan leuke spelletjes. Hierdoor krijg je gegarandeerd interactie!

Stuur een box op

In het begin van dit artikel hadden we het over de cateraar. Een cateraar heb je tijdens een online event niet nodig, maar je kan je deelnemers wel voorzien van iets lekkers! Een goodiebag met daarin een aantal items. Mensen vinden het altijd leuk om iets te ontvangen, en deze goodiebag zorgt direct voor voorpret!

Speel in op duurzaamheid

Duurzaamheid is een ontzettend belangrijk item en dit zal het alleen nog maar meer gaan worden. Daarom is het belangrijk om dit aan te geven bij jouw deelnemers. Een online event zorgt er namelijk voor dat jouw deelnemers niet hoeven te reizen en geen overnachting hoeven te boeken. Daarnaast bespaart dit ook enorm op verspilling die wel tijdens een live event wel zou zijn gemaakt. Denk hierbij aan plastic flesjes, bestek en decoratie.

 

Wil je meer weten over Halito! en hoe onze online event software jouw online of hybride event tot een succes kan maken? Plan dan een gesprek met ons in!