Een foutje is snel gemaakt als je overladen wordt met informatie. Neem met de event planning software van Halito! controle over jouw event registratie!

Bij het organiseren van een event komt een heleboel planning kijken. Ook al is het je eerste of dertigste event, er kunnen altijd voorkombare fouten gemaakt worden. Het is belangrijk om van deze fouten te leren en ervoor te zorgen dat deze fouten niet meer voorkomen. Om je op weg te helpen hebben wij een aantal tips en tricks, waardoor jouw event (planning) een succes zal worden!

Veel gemaakte fouten bij het plannen van je event

Het doel van het event voorbijschieten

Je organiseert natuurlijk niet zomaar een event, jouw event heeft een doel. Maar wat is het doel eigenlijk? Je kan een event organiseren om verschillende redenen:

  • Producten of diensten verkopen: als event organisator kan je dit doen vanuit je eigen bedrijf; het verkopen van jouw dienst of product. Of je organiseert een beurs voor een bepaalde markt of niche. Het doel is voor beide hetzelfde; namelijk verkopen!
  • Bedanken of belonen: organiseer je een event voor de sponsoren van een stichting of om je medewerkers in het zonnetje te zetten? Dan ben je aan het bedanken of belonen
  • Motiveren: medewerkers van je/een bedrijf kan je motiveren door een teambuildingsessie
  • Kennis overdragen: het overdragen van kennis kan voor het bedrijf waar je een event voor organiseert (intern) of voor iedereen die het onderwerp interessant vindt (seminar of congres)
  • Imago of naamsbekendheid verhogen: een event kan ook georganiseerd worden om bekender te worden of het imago verbeteren. Zo kan een bedrijf ervoor kiezen om gekoppeld te willen worden aan een bepaald doel of wedstrijd

Aan elk type event hangen weer andere KPI’s (Key Performance Indicators). Zo kan een KPI voor een beurs zijn om zoveel mogelijk producten of diensten te verkopen en de tevredenheid kan een KPI zijn voor een event voor medewerkers.

Het is belangrijk om te weten wat de doelen zijn, zodat je daarop kan gaan focussen. Deze KPI’s kan je vervolgens meten in je event planning software van Halito!

Te veel informatie

Als eventmanager ben jij de contactpersoon tussen de bezoekers, werknemers, cateraar, sprekers, etc. Hierdoor word je overladen met updates en wijzigingen. Het is dan ook belangrijk om goed op orde te hebben welke afspraken er zijn gemaakt, welke deadlines er gehaald moeten worden en hoeveel bezoekers er komen.

Naast dit soort updates, krijg je ook veel updates van je bezoekers binnen. Vaak wordt de registratie van de bezoekers in een Excel bestand bijgehouden, maar door al deze updates zie je door het bos de bomen niet meer. Wij raden je daarom aan om dit te automatiseren. Hierdoor is je gastenlijst altijd up-to-date en kan je de cateraar en sprekers op de hoogte houden over het aantal bezoekers dat zij kunnen verwachten.

Wat willen de bezoekers eigenlijk?

Je hebt inmiddels een doel voor het event bepaald en je bent al druk bezig met het opzetten van jouw event. Maar wat willen jouw bezoekers eigenlijk? Willen ze veel informatie ontvangen of willen ze juist deelnemen aan de workshops? Moeten er vooral veel sprekers zijn of moet er tijd zijn om te kunnen netwerken? Vinden bezoekers het belangrijk om een klein hapje te kunnen eten of verwachten ze een heel diner? Dit zijn allerlei vragen die het succes (of juist niet) van jouw event beïnvloeden. Maar hoe kom je er nu achter wat jouw bezoekers willen?

Het antwoord is heel simpel…. vraag het ze! Wanneer je al een eerdere editie van je event hebt gedaan, kan je jouw bezoekers een enquête opsturen met vragen over jouw event. Zij geven je hele waardevolle informatie over je event. Over hetgeen goed ging, maar ook wat zij misten en wat er minder ging.

Is dit de eerste editie van je event? Vraag dan je genodigden wat zij graag zouden willen. Hierdoor heb je voor je eerste event ook al waardevolle informatie.

Geen interactie

Jouw doel in combinatie met de eisen/wensen van de bezoekers geven je ontzettend veel houvast om een top event te organiseren. Waardoor het event goed in jouw doel past en zodat de bezoekers er ontzettend van gaan genieten. Maar het event valt helaas toch een beetje tegen… het mist iets. De bezoekers doen niet echt mee en zijn alleen “aanwezig”. Oftewel je mist interactie!

Verplaats je eens in de schoenen van een deelnemer/bezoeker van jouw event. Wanneer je als alleen een aanmeldingsmail en misschien op de dag zelf nog een herinnering krijgt, dan ben je niet echt gemotiveerd om heen te gaan. Als je eenmaal op het event bent, luister je vervolgens alleen naar een aantal sprekers waarna je weer afdruipt.

Hier zit natuurlijk niemand op te wachten. Betrek je bezoeker vooraf, tijdens en na de grote dag met jouw event! Maar hoe doe je dit? Er zijn meerdere manieren om dit te doen:

  • Laat bezoekers alvast kennis maken: bij de event software van Halito! heb je de mogelijkheid om het netwerken al voor het event plaats te laten vinden. Hierdoor kunnen jouw bezoekers alvast bekijken welke interessante deelnemers er ook aan jouw event mee zullen doen.
  • Quizzen, polls, live slides en Q en A’s: tijdens een workshop of lezing kan je interactie stimuleren door de bezoekers deel te laten nemen aan een quiz, hun opinie te peilen door een poll, door live slides te delen of om de bezoekers vragen te laten stellen aan de spreker(s). Hierdoor betrek je de bezoekers echt bij jouw event.
  • Aftermovie: nadat jouw event een succes is geworden, wil je de bezoekers alweer klaarstomen voor het volgende event. Een betere manier dan een aftermovie is er bijna niet! Je laat de bezoekers weer even de dag herbeleven en je bedankt ze voor hun deelname. Hierdoor krijgen ze direct zin in de volgende editie, waarvoor ze toevallig alvast kaartje voor kunnen kopen 😉

Niets aan marketing doen

We liepen eigenlijk al iets te hard van stapel aangezien we al bezig waren met de event dag zelf. Want je zal er eerst voor moeten zorgen dat er bezoekers naar je event komen! Deze bezoekers komen niet vanzelf, hier zal je iets voor moeten doen. Zo kan je zelf een event website en social media-accounts opzetten. Maar hier houdt het niet op. Denk bijvoorbeeld ook aan het versturen van mailings naar je klanten/volgers of het adverteren in een krant, op tv of op een website. Op deze manier kom je in beeld bij je doelgroep en zorg je ervoor dat bezoekers zich gaan inschrijven voor jouw event.

 

Grootste uitdagingen voor event planning software

Als event manager komt er ontzettend veel op je af. Om niet ten onderte gaan aan alle informatie is het verstandig om bepaalde processen te automatiseren met event planning software, waardoor jij er (bijna) geen omkijken meer naar hebt. Zo kan je ervoor kiezen om een heleboel planning tools te gebruiken of je kiest ervoor om één overzichtelijke event management tool te gebruiken. Dan is Halito! er om je te helpen. Op jouw event management platform heb je inzicht in alles wat met jouw bezoekers te maken heeft:

  • Informeren: je maakt een event website aan die volledig in jouw huisstijl is. Hierdoor herkent de bezoeker direct dat het om jouw bedrijf/event gaat. Op deze site zet je alle belangrijke informatie over je event.
  • Uitnodigen: je importeert gemakkelijk een gastenlijst waarnaar je meerdere mailings kan sturen, deze mailing kan je vooraf klaarzetten en aangeven wanneer deze verstuurd moet worden.
  • Registreren: op jouw event website heb je een registratiepagina gemaakt. In het registratieformulier stel je de vragen die voor jouw event belangrijk zijn. Bijvoorbeeld of de bezoeker naar je event komt of online het event volgt, welke workshops of lezingen de bezoeker wilt volgen en natuurlijk wat de gegevens van de bezoeker zijn. Al deze informatie vind je overzichtelijk en up-to-dat terug in de software.
  • Verwelkomen: met een QR-code komen de bezoekers op jouw event binnen, je hebt hierdoor real-time inzicht in het aantal bezoekers dat binnen is. Je kan de VIP’s direct begeleiden en je houdt controle op de toegang.
  • Bedanken: na het event kan je foto’s, filmpjes en presentaties delen en heb je de mogelijkheid om een enquête op te sturen.

 

Event technologie voor event planning software

Met deze event technologie maak je je geen zorgen meer over de bezoekers. Alles is goed geregeld en je geeft jezelf veel meer tijd en rust in het planning proces. Kan jij wat meer rust en overzicht gebruik in jouw event management? Neem dan contact met ons op!