Event registratie software helpt jou in de communicatie van evenementen en de registratie van gasten. Als event manager maak je misschien nog gebruik van Excel lijsten (waarvan de data vaak niet meer klopt), een programma als MailChimp om de uitnodigingen en verdere informatie te versturen, een online formulier waarop genodigden zich kunnen inschrijven en een enquête tool om na het event de tevredenheid te meten. Door alle deze tools zie je uiteindelijk door de bomen het bos niet meer.

Het gebruik maken van allerlei verschillende tools zorgt ervoor dat:

  • Je het overzicht kwijt bent: door alle data, verschillende workshops, VIP’s, sponsors of gewone gasten creëer je een omvangrijk en onoverizchtelijk Excel bestand. Een belangrijke sponsor over het hoofd zien of een workshop overboeken is dan snel gebeurd.
  • Er geen eenheid in de communicatie is: de e-mails, registratieformulier en enquête hebben allen weer een eigen lay-out. Hierdoor mist de bezoeker herkenning.
  • Je onnodig veel tijd kwijt bent: door alle mutaties en verschillende tools op te zetten, ben je onnodig veel tijd kwijt. Tijd die je in je event wil stoppen.

Event registratie software van Halito!

Met de evenementen software van Halito! staan alle communicatie- en registratie onderdelen van je event inzichtelijk op 1 centrale plek, die real-time worden geüpdatet. Op deze centrale plek vind je alle informatie van je bezoekers en van hier uit kan je alle communicatie met gasten beheren. Maar hoe gaat dit proces eigenlijk in zijn werk?

Bezoekers informeren

Tegenwoordig doen we (bijna) alles online. Dus ook de informatie van jouw event opzoeken. Je begint met het bouwen van jouw event website. Deze website kan je geheel optimaliseren naar jouw huisstijl. Op de event website zet je de belangrijkste informatie over je event. Denk hierbij aan de locatie, de datum en het tijdstip, wie de sprekers zijn, welke workshops er gevolgd kunnen worden, wie de sponsors zijn en andere informatie die voor jouw event belangrijk is!

Organiseer je een internationaal event? De website kan je lanceren in meerdere talen waardoor iedereen naar jouw event kan komen. Om het nog makkelijker te maken past de event website zich aan het device dat de bezoeker gebruikt aan. Het maakt niet uit of de website geopend wordt op desktop, mobiel of tablet. Wel zo professioneel.

Bezoekers uitnodigen

Nadat jouw event website is opgezet kan je de gasten uitnodigen. Je importeert de gastenlijst gemakkelijk in onze software, geeft aan wat de verschillende rollen zijn en stuurt op basis van de rol een geheel gepersonaliseerde e-mail. Zo kan je een mailing op zetten voor de gewone bezoeker, voor VIP’s en voor sponsoren. Hierdoor kan je de informatie bezorgen die dit type gast nodig heeft.

Aangezien we in een drukke tijd met veel afleiding leven, is het wel zo handig om je gasten te reminden. Een handige manier hiervoor is, om een save-the-date toe te voegen en vlak voor het event een SMS-reminder te sturen. Hierdoor is iedereen op de hoogte en verlaag je het aantal no-shows aanzienlijk.

Bezoekers registreren

Wanneer je bezoekers een uitnodiging hebben ontvangen, kunnen ze zich registreren. Met de event registratie tool van Halito! kan je het registratieformulier volledig aanpassen naar jouw event. Hierdoor kunnen de bezoekers zich meteen aanmelden voor een workshop, meerdere collega’s inschrijven, kiezen om het event online of live bij te wonen en direct betalen wanneer je een betalend event organiseert. Om alles goed op orde te houden kan je bij een workshop een limiet aan het aantal plaatsen instellen. Is de workshop vol? Dan komen de bezoekers op een wachtlijst.

Bezoekers verwelkomen

Om no-shows te voorkomen, stuur je via SMS nog even een reminder naar al je gasten en dan kan je event beginnen! Met de QR-code op het e-ticket die de bezoekers hebben ontvangen, lopen ze zo door de toegangscontrole. Het event ticket kan je ook volledig personaliseren, waardoor het direct duidelijk is dat het jouw event is.

Interactie met je bezoekers tijdens het event

Natuurlijk wil je dat er tijdens je event interactie ontstaat, maar hoe doe je dat? Wij hebben de oplossing! Via een (partner) event app kan je tijdens het event live slides, polls, quizzen en Q en A’s delen. Hierdoor trek je je bezoekers echt in de presentatie of workshop.

We gaan er nu eigenlijk alleen maar vanuit dat alle bezoekers op locatie komen, maar dat hoeft helemaal niet. Je kan ervoor kiezen om een online of hybride event te organiseren. Bij een hybride event kunnen jouw bezoekers er voor kiezen om naar jouw event te komen of om het event online te volgen. Deze keuzes verwerk je gemakkelijk in je registratieformulier!

Bezoekers bedanken

Na je event is het natuurlijk erg leuk om foto's, video's en presentaties met de bezoekers te delen. Daarnaast kan je ook mooi van deze gelegenheid gebruik maken om een enquête op te sturen. Op deze manier kan je leren van de tips en genieten van de tops!

Event registratie software in de 21e eeuw

Tegenwoordig kan er ontzettend veel door alle technologische ontwikkelingen. Je kan jezelf voor een groot gedeelte dus ontzorgen en de bezoekers bij je event betrekken. Maar hierdoor zijn de verwachtingen van bezoekers ook enorm gestegen, zij verwachten dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Foutje bedankt

Je komt niet meer weg met een foutje in je Excel bestand, de bezoeker verwacht dat alle wijzigingen verwerkt worden, hoe kort voor het event dat ook is. Nu kan je er natuurlijk voor kiezen om in je bestand te ploeteren of je laat de software van Halito! gewoon zijn werk doen. Elke aanpassing die een bezoeker doet, wordt direct verwerkt in de software. De software zorgt ervoor dat jouw data altijd up-to-date is en kom je niet voor onverwachte situaties te staan.

Wie stuurt dit?

Een correcte afzendernaam en e-mailadres van de afzender zijn cruciaal voor het vertrouwen van de ontvanger van jouw communicatie. Als de domeinnaam overeenstemt met het e-mailadres is er al een eerste basis van vertrouwen. Bij het gebruik van al die verschillende software tools is dat vaak niet het geval. Hierdoor is het niet meer duidelijk voor de bezoeker dat de e-mail van jou komt en over jouw event gaat. Gasten missen daardoor belangrijke informatie.

Door alle informatie vanuit je eigen naam en huisstijl te sturen, weten de bezoekers direct dat jouw event contact opneemt. Hierdoor verhoog je de interactie en komt belangrijke informatie wel aan. Halito! helpt je om de specifieke instellingen daarvoor juist te zetten.

Interactie stimuleren

Om echt impact te maken, is het belangrijk dat de communicatie van hoog niveau is en dat de bezoeker vanaf het eerste moment betrokken wordt bij het event. Vaak is het zo dat tussen de registratie en het event er weinig tot geen communicatie is met de bezoekers. Het risico is dat je event vergeten wordt en dat bezoekers uiteindelijk niet meer komen. Wat je wil bereiken is interactie! Daarom is het mogelijk om een event app te gebruiken. Deze event app kunnen je bezoekers (gratis) downloaden. Op deze app kan je extra informatie geven over jouw event, interactie stimuleren en pushberichten versturen. De bezoeker blijft in contact met jouw event en loopt al warm voor de start!

Race tegen de klok

Hoe goed je planning van tevoren ook is, er is een grote kans dat je uiteindelijk een race tegen de klok aangaat. Wanneer jij alles handmatig moet verwerken en elke keer weer een andere tool moet instellen, ben je onnodig de race aan het verliezen. Door de event planning software van Halito! heb je alles op 1 plaats en zorg je ervoor dat jouw processen beter lopen, waardoor je tijd over houdt. Tijd die je kan investeren in jouw event. Daarom ben je toch event manager geworden?

Controle en overzicht door event registratie software

Wil je de controle van jouw event management weer in handen nemen en al jouw data overzichtelijk en up-to-date hebben? Dan is Halito! de software voor jou! Wil je meer weten over Halito!? Vraag dan meer informatie aan of plan een ontmoetingsgesprek met Bart in!