Om van jouw event een succes te maken is het belangrijk om met de communicatie goed aan te sluiten bij jouw bezoekers. Door de juiste communicatie zorg je ervoor dat de doelgroep zich aangesproken voelt en getriggerd wordt om naar jouw event te gaan. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw event communicatie on point is? Met event communicatie software? Zeker, maar er is nog meer!

Goed begin is het halve werk

Communicatie is een ontzettend belangrijk onderdeel om van jouw event een succes te maken. Daarom is het verstandig om tijdens de event planning goed na te denken over de manier van communiceren met de doelgroep. Doordat je hier voor het event al over nadenkt, creëer je voor jezelf rust en communiceer je vanuit dezelfde tone-of-voice. De ene dag ben je namelijk vrolijker en schrijf je een hele leuke tekst en de andere dag komt er niets uit je handen.

Om ervoor te zorgen dat je vanuit dezelfde tone-of-voice communiceert, kan je gebruik maken van een communicatieplan. Het communicatieplan zorgt ervoor dat je duidelijke handvaten hebt, waar de communicatie aan moet voldoen.

Communicatieplan event

Eventcommunicatie zonder plan is jouw beste garantie voor een hobbelig traject vol ergenissen bij zowel de deelnemers als bij jezelf als event manager. Het maken van het communicatieplan voor je event bestaat uit een aantal praktische stappen.

Korte inleiding

Je begint met het schrijven van een korte inleiding. In deze inleiding schets je het kader van het communicatieplan voor je event. Schrijf een korte tekst over het event en vooral waarom je het event organiseert. Waarom is jouw event belangrijk en wat voegt het toe.

Analyse

Om tot een communicatiedoelstelling te komen, is het handig om de verschillende factoren te analyseren. Denk hierbij aan:

  • Wat is de tijdlijn van je event?
  • Wie is de doelgroep? Hebben zij weerstanden, hebben ze een hoog of laag kennisniveau, wat interesseert de doelgroep, op welke kanalen zijn ze actief?

Door jezelf deze vragen te stellen, heb je een beter beeld van de tijdsindeling en wie jouw doelgroep eigenlijk is.

Communicatiedoel

Het communicatiedoel is een afgeleide van de doelstelling van het event. Wat wil je met het event bereiken? Vanuit dit oogpunt formuleer je een communicatiedoel. Het is waarschijnlijk dat er verschillende doelgroepen naar je event komen. Denk bijvoorbeeld aan vips, sponsoren, medewerkers van een bedrijf of vak geïnteresseerden. Elke doelgroep zal weer een eigen communicatiedoel moeten hebben.

Zo zal je ervoor willen zorgen dat de sponsoren een volgende editie ook weer willen sponsoren, zal je medewerkers vooral een leuke dag willen geven en vak geïnteresseerden enthousiasmeren om een cursus of training af te nemen. Per doelgroep zal er dus een eigen communicatiedoel moeten zijn.

De communicatiedoelen formuleer je aam de hand van de verandering van kennis, houding en gedrag. Het is hierbij belangrijk om echt in de huid van de doelgroep te kruipen. Daardoor heb je een veel beter inzicht hebt in de wensen en de eisen van de doelgroep. Welke event communicatie zal de doelgroep triggeren om het doel te behalen?

Een boeiende en noodzakelijke denkoefening die leidt tot een communicatieplan voor je event.

Event communicatie is ook strategie

Doordat je per doelgroep nu veel informatie hebt, is het tijd om de communicatiestrategie te schrijven. In deze strategie geef je in grote lijnen aan via welke weg je het communicatiedoel denkt te bereiken en waarom. De strategie vormt de verantwoording van het communicatieplan. Om tot een goede communicatiestrategie te komen, is het aan te raden om antwoord te geven op de volgende vragen:

  • Op welke manier benader je de doelgroep? Ga je actief de doelgroep benaderen of kies je ervoor om de doelgroep naar jou toe te laten komen?
  • Welke mate van openheid is gewenst en mogelijk? Welke elementen kan je aan de doelgroep meedelen en welke onderwerpen kan je (iets langer) achterhouden?
  • Wat is de tone of voice? Op welke manier spreek je de doelgroep aan? Je kan ervoor kiezen om de doelgroep met u aan te spreken of met je. Daarnaast is het belangrijk om na te denken over de woorden die je gebruikt. En dan vooral de moeilijkheidsgraad van de woorden.
  • Welke kanalen gebruik je? Zit jouw doelgroep voornamelijk op social media? Dan is het verstandig om via dit kanaal de doelgroep te bereiken. Andere mogelijke kanalen zijn: mondeling, per brief of een combinatie.
  • Wil je gebruik maken van verschillende soorten communicatie? Zoals eerder aangegeven, is het logisch om met verschillende groepen te werken, overigens hoeft dit niet. Benader je de doelgroep massaal, groepsgewijs, individueel of via intermediairs?
  • Met wie ga je samenwerken? Tijdens de gehele organisatie zal je met verschillende partijen samenwerken. Is het belangrijk om hen te betrekken in de communicatie? Daarnaast kan je ook aan andere partijen denken zoals TV, radio of krant.
  • Welke prioriteiten stel je? Waar zal als eerst de aandacht aan besteed moeten worden?
  • Wat is de globale planning? Kies je ervoor om 1x een uitnodiging te sturen of zijn er meerdere contactmomenten? Denk bijvoorbeeld aan een uitnodiging, reminder, algemene informatie, bedanken voor deelname en evaluatie.

Het zijn allemaal elementen die meespelen in het bepalen van een vlotte event communicatie.

Event communicatie heeft een boodschap

Aangezien je nu veel informatie hebt over de doelgroep en de manier waarop je deze gaat aanspreken en bereiken, is het tijd om de kernboodschap te formuleren. De kernboodschap geeft de essentie van de communicatie inhoud aan. Bepaal voor jezelf welke informatie de doelgroep moet krijgen om de communicatiedoelstelling te behalen.

De kern kan je dan weer gaan opsplitsen in deelboodschappen. De boodschappen die per doelgroep van belang zijn.

Event communicatie via meerdere kanalen

Om de boodschap bij de doelgroepen aan te laten komen, is er keuze uit verschillende kanalen. De keuze voor de kanalen is sterk afhankelijk van de doelgroep. Op welke kanalen zijn zij actief? Daarnaast zal je moeten zoeken naar een evenwicht tussen effectiviteit en efficiëntie: bereik je met het gekozen kanaal de doelstelling en is dit tegen een zo’n klein mogelijke inspanning van tijd en geld? Anders mist de event communicatie alsnog het doel.

Bij de meeste events worden meerdere kanalen ingezet. Zo worden er mails gestuurd naar bestaande klanten en sponsoren, wordt een reclame op social media of tv gebruikt of geflyerd in buurten waar de doelgroep woont. Onderzoek voor je eigen event wat de juiste manier van communiceren is met de doelgroep, met in het achterhoofd de effectiviteit en efficiëntie.

Planning

Om tot een goede communicatiestrategie te komen, is het verstandig om een duidelijke planning te maken. De planning zorgt voor overzicht en geeft je duidelijkheid over wanneer je welk kanaal moet inzetten. Tijdens het plannen zal je goed moeten nadenken over het aantal contact momenten, wanneer je dit gaat inzetten en via welk kanaal.

Organisatie

Het inzetten van een bepaald kanaal kost tijd. Zo zal je een drukker moeten benaderen of een pakkende mail moeten schrijven. Maar wie gaat eigenlijk wat uitvoeren? Maak in je planning duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Hierdoor voorkom je dat je te laat aan het uitwerken van je communicatie begint.

Evaluatie

Bij een evaluatie wordt er vaak gedacht aan een evaluatie achteraf, nadat het event is geweest. Maar het is zeker aan te raden om ook een evaluatie halverwege de communicatie te doen. Op die manier heb je nog mogelijkheden om bij te sturen en de doelen toch te behalen.

Een eindevaluatie is natuurlijk altijd van belang. Is de doelstelling behaald? Zijn er genoeg mensen naar het event gekomen? Wat waren de beste kanalen? En ga zo maar door.

Tip voor event communicatie

Op het gebied van event communicatie is zoveel mogelijk. Om jouw eventcommunicatie te verbeteren, raden wij je aan om gebruik te maken een event communicatie plan. Een kleine (tijds)investering die het verdere verloop zeker ten goede komt.

Wist je dat er voor de uitvoering van dit communicatieplan oof software bestaat? Kijk eens even naar Halito!, event communicatie software die als geen ander de behoeftes van event managers begrijpt. Met de software van Halito! beheer je de event communicatie en registratie vanuit 1 overzichtelijk platform. Je neemt jouw eigen huisstijl over in de gehele communicatie en kan overal personaliseren. Denk hierbij aan communicatiemiddelen als een event website, registratieformulieren, SMS, mailingcampagnes en event evaluatie.

Ben je benieuwd of Halito! de geschikte event communicatie software is? Vraag dan een gesprek met ons aan!