10 prikkelende tips voor een positieve bezoekersbeleving

We zijn constant op zoek naar een balans tussen werk en ontspanning. Bijgevolg verwennen we onszelf met een citytrip naar Londen, bezoeken we een hip museum in Berlijn en relaxen we in de sauna omdat we moeten uitrusten van een geweldig muziekfestival waar we toch echt wel aan toe waren. Omdat er oneindig veel keuzes zijn van vrijetijdsbestedingen, wordt de consument steeds kritischer. Uit een rapport van ABN AMRO wordt duidelijk dat organistoren van zakelijke evenementen de bezoekersbeleving als uitgangspunt moeten nemen bij het inrichten van events. ABN AMRO deed onderzoek naar wat bezoekers drijft, welke vernieuwingen gewenst zijn en welke irritaties afbreuk doen aan de beleving  van zakelijke events.

We hebben dit onderzoek vertaald naar 10 tips die een positief effect hebben op de bezoekersbeleving van jouw events. Zorg voor een rijke beleving én een sterke binding tussen bezoeker en event door de bezoeker te prikkelen.

Registratieformulier

Inventariseer de behoeften van de bezoeker want maar liefst 43% van de zakelijke bezoekers geeft aan dat het grootste irritatiepunt een oninteressant programma is.  De bezoekers vinden het positief wanneer ze zelf invloed kunnen uitoefenen bij de totstandkoming van het programma. Ze willen vooraf kunnen kiezen uit een lijst van sprekersonderwerpen die bijgevolg al dan niet aan bod komen. Ga nog een stap verder! Communiceer in eerste instantie enkel de hoofdthema’s en vraag vervolgens aan de potentiële bezoekers wat hun uitdagingen zijn met betrekking tot de thema’s.

Tip 1: Breng het verwachtingspatroon van de bezoeker in kaart door in het formulier de vraag op te nemen: ‘Wanneer is het evenement voor jou geslaagd?’.  Zo voorkom je teleurstellingen.

Tip 2: Oriënteer de dieetwensen van jouw bezoekers. Stuur een laatste reminder enkele dagen voor het event zodat mensen indien nodig zich nog kunnen afmelden. Zo hoeft er minder eten de prullenbak in. Positief voor de bezoekersbeleving maar ook voor het evenementenbudget.

Event website

Informatievoorziening is de basis van je evenement. Ruim 33% van de ondervraagden vindt het vervelend wanneer er voorafgaand aan het event weinig informatie beschikbaar is. Potentiële bezoekers zien af van het event vanwege een gebrek aan info op de evenementen website. Lanceer de eventsite pas wanneer de toegevoegde waarde van het programma duidelijk is én rekening houdt met de behoeften van jouw doelgroep.

Tip 3: Zet extra werkvormen én prikkelende activiteiten in en promoot ze vervolgens door beeld, geluid en tekst op verschillende media. Bezoekers willen op een creatieve en leuke manier leren. Laat duidelijk op je website zien welke activiteiten jij inzet en hoe deze bijdragen aan het programma.

Tip 4: Zet ook de foto’s en de after movie van je vorige editie op de website. Dit zet jouw evenement pas echt in de schijnwerpers. Het geeft een goed beeld van het event en creëert daarnaast enorm veel sfeer.

Interactie

Meer dan 50% van de zakelijke bezoekers vindt het aangaan van nieuwe verbintenissen van schatbare waarde voor een positieve bezoekersbeleving.

Tip 5: Maak gebruik van storytelling. Goede verhalen maken een emotionele connectie met het publiek. Link het verhaal van de sprekers en artiesten aan het thema van het event en voorzie op deze wijze de bezoeker van relevante context. Empathie connecteert het publiek met jouw event.

Tip 6: Wist je dat het tussen de 24 en 28 dagen duurt voordat iets een nieuwe gewoonte wordt? Deel tussendoor feitjes en tips om het publiek scherp te houden. Dit wordt als positief ervaren omdat de spanning wordt opgebouwd en het verhaal luchtig blijft.

Tip 7: Creëer sessies die volledig gericht zijn op de interactie waarbij de deelnemers in kleine groepen brainstormen en aan het eind iets presenteren.  Hou bij de groepsindeling rekening met het bezoekersprofiel zodat je een complementaire groep krijgt.

Tip 8: Laat zien hoe jij als organisator je steentje bijdraagt aan duurzaamheid. 42% vindt dit een belangrijke ontwikkeling voor evenementen. Scheid afval, vervang plastic servies voor een disposable en biologisch afbreekbare variant.

Evaluatie

Na afloop van het event is het tijd om te evalueren. Hoe heeft mijn bezoeker het evenement ervaren? Want zijn pijnpunten en waar is het event op verbeterd? Gebruik de resultaten uit de enquête om de volgende editie te verbeteren en communiceer dit aan de bezoeker. Dit wordt erg gewaardeerd want de bezoeker voelt dat zijn mening telt. Een win-win situatie dus.

Tip 9: Laat marketingdoelen niet overheersen. Dit gaat ten koste van de bezoekersbeleving. Evalueer of de doelstellingen behaald zijn en meet deze tijdens en/of na het event.

Tip 10: Verleng de bezoekersbeleving na afloop door multimedia te delen en de interactie te blijven stimuleren door het netwerk open te stellen. Zorg dat de bezoeker constant opnieuw getriggerd wordt om mond-tot-mond reclame te stimuleren.

Ga de verbinding aan met je publiek door rekening te houden met hun behoeften en het verwachtingspatroon. Speel in op nieuwe ontwikkelingen en hou er rekening mee dat we al verwend zijn als consument. Overtref de verwachtingen met verrassende elementen. Verbreed je horizon en laat je inspireren door buiten de zakelijke eventbranche nieuwe ideeën op te doen.

Voor het volledig onderzoek, raadpleeg de bron: ‘Hoe Experience Design de toon gaat zetten bij evenementen’, ABN AMRO.