Online events organiseren? Wat is een hybride event, livestream of webinar?

Hybride evenementen, livestreams, webinars; online events zijn niet meer weg te denken uit het zakelijke evenementenaanbod. Steeds vaker organiseren event professionals online evenementen. Maar wanneer kies je voor een online event? Wat is de toegevoegde waarde? En waar moet je op letten? Ontdek drie populaire varianten.

Online event type 1: Hybride event

Een hybride event is een combinatie van een fysiek event en een online evenement. Bij een hybride event moet het online gedeelte van het evenement meer zijn dan alleen een live videostream, er moet interactie plaatsvinden. Deze interactie moet er zijn om de externe deelnemers te blijven prikkelen. Wanneer het goed wordt aangepakt, kan een hybride event tot tien keer meer bereik genereren in vergelijking met een event dat alleen fysiek plaatsvindt. Het draait hierbij allemaal om de beleving die je de deelnemers online aanbiedt. Een hybride event kan ook bestaan uit meerdere fysieke locaties. Hiervoor hanteer je min of meer dezelfde aanpak.

Een hybride event is geen last-minute keuze die je maakt omdat het deelnemersaantal tegenvalt. Vanaf de beginfase van het event denk je al na over de informatie die je online wilt delen en hoe je dit wilt weergeven. Er zijn diverse redenen om voor een hybride event te kiezen: misschien bevindt een gedeelte van de deelnemers zich in het buitenland, heeft niet iedereen tijd om naar het event af te reizen of wil je alleen de belangrijkste relaties uit de doelgroep fysiek uitnodigen. Zorg er in ieder geval voor dat de keuze voor een hybride event vroegtijdig gemaakt wordt en bedenk goed wat je (online) wilt bereiken.

Wat zijn de succesfactoren bij het organiseren van een hybride event?

  • Beleving! Maak gebruik van meerdere camera’s om een zo dynamisch mogelijk beeld te creëren voor de online deelnemers. Wanneer je constant naar hetzelfde beeld zit te kijken gaat dit al snel vervelen.
  • Aandacht! De online deelnemers moeten actief betrokken worden bij het fysieke event. Geef online deelnemers de kans om vragen te stellen, die vervolgens direct beantwoord worden door de spreker op het fysieke event. Laat ze actief deelnemen aan het programma door middel van een poll. Voorzie eventueel een extra incentive die aan het eind van het event wordt aangeboden zoals het ontvangen van de presentatie(s).
  • Verbind offline met online! Dankzij een handige chat kunnen de offline en online deelnemers met elkaar in contact komen.
  • Promoot niet alleen het fysieke event maar ook de online uitzending, geef hierbij duidelijk aan waarom de online uitzending zo interessant is. Is er een belangrijke spreker aanwezig of komen er interessante gasten?
  • Vul de pauze momenten in met bijvoorbeeld een exclusief interview met een van de sprekers.
  • Laat duidelijk horen en zien welke vragen er uit de fysieke locatie komen en welke van een online participant.

Online event type 2: Livestream

Met een livestream kunnen de deelnemers online meekijken door middel van live video- en audiodekking. Het verschil tussen een hybride event en een livestream is dat er bij een livestream geen directe interactie plaatsvindt met het online publiek, de deelnemer kijkt alleen mee.

Livestreams kunnen ingezet worden als een vorm van marketing. Je geeft online deelnemers een kijkje in je event in de hoop dat ze de volgende editie zelf aanwezig zijn. Ook kunnen livestreams voor informatieve doeleinden worden gebruikt, bijvoorbeeld een stream van een belangrijke presentatie.

Wat zijn de succesfactoren bij het organiseren van een livestream?

  • De kwaliteit van de livestream moet goed zijn, vooral omdat er geen interactie plaatsvindt en de kijker dus op andere manieren geboeid moet blijven. Een scherp beeld, helder geluid en minimale impact op de netwerkverbinding zijn hierbij bepalend.
  • Benut de on-demand mogelijkheden van livestreams, vooral wanneer je de opnames voor marketingdoeleinden inzet. Een knap videoverslag vormt ideale content voor de promotie van de volgende editie.
  • Er zijn veel verschillende aanbieders van livestreams, deze variëren van gratis applicaties tot betaalde varianten. Zorg ervoor dat je de juiste applicatie kiest voor jouw event. Wil je bijvoorbeeld uitgebreide analysemogelijkheden of is het belangrijk dat de applicatie goed beveiligd is? Bij zowel hybride events als livestreams komen vaak andere uitdagingen kijken dan alleen de applicatie zelf. Toets de ervaring van de leverancier op de factoren die invloed kunnen hebben op een vlot verloop.

Online event type 3: Webinar

In tegenstelling tot een hybride event en een livestream is bij een webinar alleen een online publiek aanwezig. Een webinar is gebaseerd op het one-to-many principe waarbij een presentatie wordt gegeven aan een online publiek. Er zijn tal van interactieve mogelijkheden beschikbaar tussen de deelnemers en de presentator(en).

Een webinar kan opgenomen worden in een professionele studio maar ook op een eigen locatie, dit maakt het houden van een webinar voor iedereen toegankelijk. Webinars kunnen ingezet worden voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld voor online trainingen, leadgeneratie en productpresentaties.

Wat zijn de succesfactoren bij het organiseren van een webinar?

  • Interactie, interactie, interactie! Houd deelnemers geboeid door gebruik te maken van een chatfunctie, poll en open audiolijnen.
  • Exclusieve content! Laat jouw relaties kennismaken met een nieuw product dat specifiek voor hen van toepassing is. Je kan hierdoor de lanceringen van productinnovaties beknopter maken en meer relevant voor jouw doelgroep. In kleinere groepjes is er ook meer ruimte voor vragen en antwoorden.
  • Zorg dat je over de juiste technologische hulpmiddelen beschikt. Voorzie een goed geïsoleerde kamer met gepaste achtergrond, liefst niet te druk, dat leidt alleen maar af. Een externe webcam en microfoon zorgen voor een goede beeld- en geluidskwaliteit. Niemand zit te wachten op een haperend beeld of een onverstaanbare presentator. Meet op voorhand de snelheid én stabiliteit van de internetverbinding. Dit kan je doen met gratis online tools. Voor de hoofdpresentator in een webinar met 1 à 2 presentatoren is 1 Mbps voldoende. Voor de deelnemer geldt een minimale downloadsnelheid van 0,5 Mbps.  Voor een stabiele verbinding wordt bekabeld internet aangeraden omdat WiFi kan wegvallen. En test-test-test. Een generale repetitie geldt ook voor de co-presentator(en).
  • De inschrijvingen voor een webinar beginnen ongeveer vier weken van tevoren, begin dus op tijd met de promotie van je webinar. De week voorafgaand aan een webinar vinden de meeste registraties plaats, promoot daarom je webinar via verschillende kanalen tijdens de laatste week.

Eén voordeel komt steeds terug; je vergroot het bereik van jouw zakelijke events door de deelnemers de mogelijkheid te bieden om het event mee te maken wanneer ze niet aanwezig kunnen zijn op het event. Een replay, of on-demand, heeft als extra voordeel dat de deelnemers de voor hen interessante onderwerpen uitkiezen en herbeleven!

Maar eerst…

Wil je alles uit jouw online event halen? Inventariseer dan eerst de behoeften en uitdagingen. Breng de verwachtingen van jouw bezoekers, de co-presentatoren en de andere stakeholders in kaart en verhoog de kans om van jouw online evenement een succes te maken.

Cron van der Lee is sinds 2017 werkzaam bij Savvy Congress als Commercieel Directeur. Met zijn jaren ervaring in de ict opleidingsbranche weet hij als geen ander hoe essentieel kennisoverdracht is en hoe de interactie daar een cruciale rol in speelt. Samen met een sterk team weet hij regelmatig nieuwe innovatieve producten te ontwikkelen die “the wisdom of the crowd” weten te vangen en ze vervolgens te vertalen naar een inhoudelijk onderbouwde ROI van een evenement of congres. Omdat elk evenement of congres anders is gaat Cron graag tijdig met een potentiële opdrachtgever aan tafel zitten om zo maatwerk te kunnen leveren.