Het ZLTO Festival

ZLTO, de Zuidelijke Land- & Tuinbouw Organisatie is haar tijd ver vooruit. ZLTO had in 2016 de ambitie om als eerste ledenorganisatie een zakelijk evenement te organiseren met de uitstraling van een festival. Maar niet ten koste van de persoonlijke benadering van haar leden. Of het in de smaak viel? Zeker! Dit zakelijke festival is inmiddels een traditie geworden. Beter bekend als het ZLTO Festival ‘On Tour’ met een regionale opzet.

Cijfers

10.000        verstuurde uitnodigingen
1.000         aanmeldingen
65           doelgroepen

Festival uitstraling

Een evenement met een festival vibe! Opvallend anders dan de andere events in de agrarische sector. ZLTO bood een uitgebreid programma met diverse sprekers binnen en buiten de landbouw. Ook aan entertainment ontbrak het niet. Ondanks ZLTO een vaste huisstijl hanteert, werd voor dit event een eigen identiteit ontworpen. Het concept werd consequent doorgevoerd in de event website, de e-mail campagnes en het e-ticket.

Het uitnodigingstraject

Alle leden van ZLTO werden, voorzien van een aantal kenmerken, geïmporteerd in Halito! waarna zij automatisch in doelgroepen werden verdeeld. Door slim gebruik te maken van de kenmerken die aan ieder lid waren gekoppeld, werd iedereen persoonlijk uitgenodigd door de afdelingsvoorzitter met content die relevant was én aansloot bij de dichtstbijzijnde locatie van het ZLTO Festival.

Ook de reminders werden op deze manier verstuurd, waarbij content van een eerdere editie van het festival werd gebruikt als marketinginstrument voor de daaropvolgende editie.

Optimale opvolgcommunicatie

Bij ZLTO zijn ze zich bewust van de kracht van een goede voorbereiding. Direct na afloop ontvingen de bezoekers een bedankmail met de vraag hun feedback te delen middels een enquête. Bij evenementen is het zaak dat de opvolgcommunicatie meteen aansluit op het event. Hoe krijg je dit voor elkaar? Drie eenvoudige stappen:

  • Zet de bedankmail en de enquête voor zover het kan klaar. Je kan dit voorbereiden en inplannen voor verzending.
  • Bezorg de fotograaf en/of de videomaker een duidelijke briefing. Bedenk op voorhand welke multimedia je zal gebruiken en waar je dit op de event website wil plaatsen.
  • Werk met een systeem waar je in real time de deelnemers kan inchecken. Hierdoor onderscheid je de shows van de no show en krijg je een up-to-date deelnemerslijst.

Het resultaat van deze 3 stappen? Enkel de shows worden bedankt voor hun aanwezigheid. Vergeet de ‘no shows’ niet! Verleid ze met een aangepaste opvolgmail met een link naar de foto’s en filmopnames van een onvergetelijk event.

 

Na een succesvolle eerste editie volgen nog vele andere initiatieven met telkens een vernieuwende toets. Later zal ZLTO regionale events opzetten met een toffe pub quiz voor het versterken van de teamspirit! ZLTO blijft haar leden verrassen.

Cases

Ontdek hoe onze klanten Halito! gebruiken