De Sterrenparty @ Het Poetsbureau

Eén keer per jaar organiseert Het Poetsbureau een groots personeelsfeest voor inmiddels meer dan 8.000 medewerkers. Voor de bezoekersregistratie en communicatie werken ze samen met de bezoekersregistratie software van Halito!.

Het Poetsbureau wil het beroep van huishoudhulp opwaarderen. Uitblinken in ontzorgen is al meer dan 10 jaar hun drijfveer. Dit doen ze door het aanbieden van een aantrekkelijk loonpakket, een warme werksfeer en een professionele menselijke begeleiding. Door middel van personeelsfeesten wil Het Poetsbureau waardering en respect tonen voor haar medewerkers. Het Poetsbureau wil gelukkige mensen aan boord en ambieert de familie tegen 2020 uit te breiden naar 10.000 enthousiaste huishoudhulpen. Bijeenkomsten zijn een belangrijk onderdeel van hun employer branding.

Cijfers

Genodigden 15.816
Opstapplaatsen 63
Open rate 69.01%
Tevreden deelnemers 100%
Aantal facturen 609

Sterrenparty

Met maar liefst 15.000 genodigden, een website in 3 talen, gratis of betalende inkom en een busplanning met maar liefst 63 opstapplaatsen is het zaak dat de bezoekersregistratie vlekkeloos verloopt.

Registreren, met of zonder partner

Alle medewerkers van Het Poetsbureau werden persoonlijk per e-mail uitgenodigd door de oprichters. De medewerkers ontvingen de online uitnodiging in de eigen taal. Om te garanderen dat iedere deelnemer een persoonlijk toegangsbewijs zou ontvangen, werd er ook rekening gehouden met de mensen zonder e-mailadres. Hier schoten de kantoormedewerkers graag te hulp. Na ontvangst van een online uitnodiging konden de genodigden de event website raadplegen met praktische informatie over het event in het Nederlands, Engels en Frans. De medewerkers konden zich kosteloos inschrijven voor dit spectaculaire personeelsevenement, voor de partners werd een bijdrage gevraagd.

Overzichtelijke deelnemerslijst dankzij een geïntegreerd betaalproces

Voor de organisator van het personeelsfeest was het een extra spannende editie. Voor het eerst organiseerden ze een event waar ook betalingen van toepassing zijn. Dit motiveerde het Poetsbureau om te kiezen voor een betrouwbaar, veilig en gebruiksvriendelijk bezoekersregistratie systeem. Een systeem dat in 1 oogopslag laat zien wat de stand van zaken is. Om een soepele inschrijving te garanderen, diende de betalende deelnemer direct online te betalen. Voor de organisatie een groot voordeel want de betalingen worden direct afgehandeld, zonder extra handmatige handelingen.

Verhoog het aantal inschrijvingen

Een extra voordeel van de bezoekersregistratietool is dat je zicht hebt op de deelnemers die zich succesvol hebben ingeschreven én op de deelnemers die wel willen komen, maar om de één of andere reden er niet in geslaagd zijn om de inschrijving te voltooien

Personeelsfeest bij Het Poetsbureau

Een inschrijving op de event site resulteert in één van de volgende statussen:

  • Aangemeld én betaald = De medewerker schrijft zichzelf én de partner in en gaat over tot de betaling dankzij een beveiligde betaalpagina waar de betaling online succesvol wordt uitgevoerd. Beide personen ontvangen een toegangsbewijs.
  • Deels aangemeld = De medewerker schrijft zich in maar vult het registratieformulier niet volledig in. De medewerker krijgt een vriendelijke herinnering om de inschrijving te vervolledigen en af te ronden.
  • Deels aangemeld want nog niet betaald = De medewerker schrijft zichzelf en de partner in en probeert over te gaan tot de betaling maar haakt af nog voordat de betaling succesvol is afgerond. De medewerker ontvangt een vriendelijke herinnering om tot de betaling over te gaan. Zonder betaling, geen e-ticket.

Laat de ster zich een echte ster voelen

Het personeelsfeest staat in het teken van de sterren van het Poetsbureau. Het Poetsbureau wilde dan ook de medewerkers, die afkomstig zijn vanuit heel Vlaanderen, veilig vervoeren naar de event locatie en terug. Een knappe busplanning werd opgezet in functie van de input in het registratieformulier. De medewerkers konden kiezen uit verschillende vervoersmiddelen tijdens het inschrijven. Er werden bussen aangeboden op 63 opstapplaatsen in Vlaanderen en er werden shuttles ingezet die vanaf het station heen en weer reden. Dit resulteerde in heel wat gezellige busritten!

Geen paparazzi

Aan de privacy van de medewerkers is ook gedacht. De vele mooie sfeerfoto’s van het personeelsfeest werden online gedeeld op de event website. De foto’s werden vergrendeld achter een wachtwoord. Dit wachtwoord werd gecommuniceerd in de opvolgcommunicatie na het evenement.

De volgende editie

Hoe evalueer je het succes van een personeelsevent? De vele sfeerfoto’s liegen er niet om, maar hoe weet je nu of de deelnemers het écht naar hun zin hadden? Gewoon vragen ☺ Na afloop van het personeelsevenement ontvingen alle deelnemers een e-mail met een link naar het enquêteformulier op de event website. Met het oog op de volgende editie werd in de enquête gevraagd naar de wensen voor een volgend personeelsevent. Een mooie manier om de medewerkers te betrekken en alvast nieuwsgierig te maken naar de volgende editie.

60.000 klanten

Ben jij geënthousiasmeerd door de ‘Sterrenparty’ en het verhaal achter Het Poetsbureau? Bekijk de leuke maar vooral leerzame tips en trucs van Jo en Elly op Facebook en ontdek meer over de sterren van het Poetsbureau die zich dagelijks inzetten voor de inmiddels 60.000 tevreden klanten

Cases

Ontdek hoe onze klanten Halito! gebruiken