Om de event planning in goede banen te laten leiden, maken veel evenementen organisatoren gebruik van event software. Software voor evenementen is er in vele vormen. Denk bijvoorbeeld aan een event app, live stream software of software om interactie te verhogen tijdens het event. In dit artikel zullen we focussen op software voor events die ervoor zorgt dat de bezoekersregistratie en communicatie soepel en geautomatiseerd verloopt.

Evenementen software

Laten we bij het begin beginnen; wat is evenementen software? Met de evenementen software van Halito! zorg je ervoor dat de communicatie en registratie zo soepel mogelijk verloopt. Veel event professionals houden de bezoekersregistratie bij in een Excel bestand en verzorgen de communicatie door middel van verschillende tools. Deze manier van werken is erg foutgevoelig.

Met de event software van Halito! informeer je de bezoeker voor, tijdens en na het event en is alle data van de bezoekers real-time geüpdatet, waardoor jouw gastenlijst altijd correct is en er geen fouten in zitten. Alle informatie vind je dus terug op één overzichtelijk platform. Hierdoor kan jij je focussen op het event zelf, wel zo makkelijk!

Event software features

Nu je een globaal idee hebt van de event software van Halito!, vraag je je waarschijnlijk af, wat je er precies mee kan.

Event website

Allereerst zal je beginnen met het opzetten van een event website. Deze event website kan je volledig aanpassen aan de look & feel van het event, zelfs de domeinnaam. Daarnaast zal er geen branding van Halito! op de website aanwezig zijn. Hierdoor weet de bezoeker direct dat het om jouw event gaat.

Op de event site kan je informatie zetten over het event; over de locatie, de datum, tijdstip, sprekers, workshop, foto’s van een eerdere editie en alle andere informatie die belangrijk is voor jouw event. Is het doel van jouw event om te netwerken? Toon dan alvast de gastenlijst met een linkje naar de LinkedIn pagina van de deelnemer. Op deze manier begint het netwerken al voordat het event is begonnen!

Event uitnodiging

Waarschijnlijk beschik je over een gastenlijst met e-mailadressen. Deze importeer je gemakkelijk in de software van Halito!. Het kan zomaar zijn dat een e-mailadres niet meer bestaat of dubbel is. Deze onjuiste adressen worden er direct uitgefilterd. De mails kan je natuurlijk ook volledig optimaliseren naar de look & feel van jouw event.

Maak je gebruik van meerdere doelgroepen? Dan kan je verschillende mailings opstellen en direct versturen of een later tijdstip kiezen. Hierdoor kan je vooraf de mailings klaar zetten voor de verschillende doelgroepen (VIP’s, sponsoren, bezoekers).

Het gebeurt nog wel eens (te vaak) dat bezoekers uiteindelijk niet komen opdagen. Om dit probleem te tackelen kan je een save the date sturen in de uitnodigingsmail. De bezoekers kunnen dan direct het event in hun agenda zetten. Om nog een geheugensteuntje te geven, is het ook mogelijk om een SMS vlak voor het event te sturen.

Bezoekersregistratie

Nadat de event website en uitnodiging zijn verstuurd, kunnen de bezoekers zich inschrijven. Deze inschrijving doen ze op de event website, waar een registratieformulier op staat. Het registratieformulier kan volledig aangepast worden naar jouw event. HIerdoorkan je de informatie opvragen die belangrijk is voor jouw event. Denk bijvoorbeeld aan e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam of welke workshops de bezoeker wil bezoeken.

Om het inschrijven voor de workshop in goede banen te laten leiden, is het mogelijk om limieten in te stellen. Is de limiet bereikt? Dan kan je een wachtlijst instellen. Wanneer er plek vrij komt, kan deze meteen worden ingevuld door een oprecht geïnteresseerde gast.

Online en hybride events

Tegenwoordig is het veel gebruikelijker om een event niet alleen maar fysiek te organiseren, maar ook online of hybride (live en online). Met de software van Halito! kan je zowel een live, online als hybride event organiseren. Afhankelijk van het type event pas je het registratieformulier aan en integreer je het streamingplatform (Zoom, Vimeo, Youtube, Kaltura, Webinargeek,…) in Halito!.

Workshops

We hadden het net al even over de workshops, maar deze feature verdient extra aandacht. Met de workshop-module stellen jouw bezoekers namelijk zelf gemakkelijk het programma samen. Deze module houdt rekening met overlapping, waardoor de bezoekers een realistisch programma hebben waarbij ze deel kunnen nemen aan de workshops die zij willen volgen.

Het kan zo zijn dat je ervoor kiest om de bezoekers te laten betalen voor bepaalde workshops. Het is onhandig om de bezoekers dit net voor de workshop te laten betalen. Daarom kunnen de bezoekers met Halito! direct betalen voor de specifieke workshop. Dit scheelt jou weer een hele hoop administratie. Voor iedere workshop kan een andere kostprijs worden ingesteld.

Betalend event

Naast betaalde workshops, is het ook mogelijk om een betaald event te organiseren. De bezoeker betaalt dan voor de deelname aan het event. Maar dit kan je ook uitbreiden met bijvoorbeeld een hotelovernachting en vervoer. Veel bezoekers blijven namelijk in de buurt van het event overnachten.

Het betalend event (en ook de workshops) kunnen veilig, gemakkelijk en vertrouwd via iDEAL, Creditcard, PayPal of achteraf via factuur. Om de administratie voor jou zo makkelijk mogelijk te maken, is het mogelijk om Halito! te koppelen aan jouw boekhoudpakket. Hierdoor heb je direct inzicht in de financiële situatie. Zo zie je wie er al betaald heeft en stuur je herinneringen.

Het is voor jouw planning wel zo fijn als bezoekers zo snel mogelijk een ticket kopen voor jouw event. Maar hoe doe je dit? Eigenlijk is dat heel makkelijk: beloon de bezoekers voor het vroegtijdig inschrijven! Dit doe je door een early bird korting in te stellen. Deze korting wordt natuurlijk verrekend tijdens het betalen.

Toegangscontrole op locatie

Wanneer het event gaat beginnen is het natuurlijk fijn als de toegangscontrole vlot en ontspannen verloopt. Dat geeft meteen een goede eerste indruk en kan je realiseren met behulp van e-tickets. Deze e-tickets kan je volledig personaliseren naar de look & feel van je event maar er kan ook praktische informatie op worden gezet.

Met deze e-tickets zijn de bezoekers zo door de toegangscontrole. Het is simpelweg het scannen van het ticket met een handscanner of smartphone. Doordat de tickets worden gescand, heb je direct inzicht in de deelnemers van het event. Zo zie je in één opslag wie de ‘shows’ en ‘no shows’ zijn. Handig om het event achteraf te evalueren.

Wanneer de bezoeker door de controle is, ontvangt deze een gepersonaliseerde badge. Deze kunnen natuurlijk geheel aangepast worden naar jouw wensen. Zo kan je de naam van de bezoeker, het programma, de workshopkeuze en andere belangrijke informatie op de badge zetten.

Event evaluatie

Na het event wil je natuurlijk weten of het doel is behaald. Halito! maakt het meten van het succes van het event een stuk efficiënter. Verschillende statistieken en rapporten geven jou inzicht of de vooraf opgestelde doelen zijn behaald. Zo krijg je niet alleen inzicht in wat er goed is gegaan maar ook in de verbeterpunten.

Deze tips kan je gemakkelijk van de bezoekers ontvangen. Je stuurt de bezoekers een bedankmail met leuke foto’s, een video en natuurlijk een enquête. Of je stelt de foto’s en video’s pas ter beschikking nadat ze de enquête hebben ingevuld. Door de enquête kan je achterhalen wat er goed ging en waar het event op verbeterd kan worden voor een eventuele volgende editie. Hele waardevolle informatie verzamel je hiermee dus!

Event tools en apps

Bij het betalend event hadden we het al even over het boekhoudprogramma, maar je kan veel meer koppelen met Halito!. Hetgeen wat je nog meer kan koppelen, is iets wat belangrijk is voor elk event... namelijk interactie!

Ik hoor je al denken; “Hoe kan ik interactie aan Halito! koppelen?” Terecht dat je je dit afvraagt. Je kan interactie stimuleren door het live delen van slides, polls, quizzen en Q en A’s tijdens een workshop of tijdens een presentatie van een spreker. Op deze manier voelen bezoekers zich echt deel van het event, aangezien zij zich kunnen laten horen.

Maar je kan ook al voor het event voor interactie zorgen. Deel de gastenlijst op je event website. Hierdoor kunnen bezoekers direct connecties maken met andere bezoekers.

User management

Tijdens het organiseren van het event is het belangrijk dat meerdere mensen bij de bezoekersgegevens of statistieken kunnen. Vandaar dat het mogelijk is om zelf gebruikers toe te voegen en aan deze gebruikers rollen toe te dienen. Hierdoor ziet elke gebruiker informatie welke diegene nodig heeft.

Om ervoor te zorgen dat de gegevens van jouw bezoekers veilig blijven, maken wij gebruik van Two-Factor Authenticatie, wordt er een logboek bijgehouden van alle activiteiten en zorgen wij ervoor dat derden niet bij de data kan komen.

Haal het maximale uit event software

Met de event management software van Halito! zorg je ervoor dat de communicatie en registratie van bezoekers geautomatiseerd zal zijn vanuit één centrale plek. Hierdoor hoef je niet te schakelen tussen verschillende tools en kan jij je focussen op het organiseren van het event. Wil je meer rust en overzicht in jouw bezoekersregistratie en -communicatie? Vraag dan een gesprek met ons aan!