Het Open Huis

Een toonaangevende, internationale verzekeringsmaatschappij organiseerde in het najaar van 2016 een relatie-event. Op 8 locaties in Nederland waren klanten en niet-klanten, particulieren en ondernemers, welkom voor een gesprek met en verzekeringsexpert en workshops over actuele topics.

CIJFERS

23.000    verstuurde uitnodigingen
98,6%       afleverpercentage
384           aanmeldingen waarvan 74 niet-klanten
226      nieuwe aanmeldingen op digitale nieuwsbrief

DE DOELSTELLING
“Ondanks dat we een commerciële organisatie zijn, heeft dit relatie-event géén commercieel karakter of zelfs commerciële ondertoon. Particulieren en ondernemers -klant of geen klant- moeten ons weten te vinden wanneer wij hen kunnen helpen en op dat moment geen drempel ervaren contact met ons op te nemen.”

HET UITNODIGINGSTRAJECT
Heel Nederland is welkom. Dat was de belangrijkste boodschap in de briefing over het event. En daar was geen woord aan gelogen: klanten en niet-klanten, particulieren en ondernemers… iedereen mocht zich aanmelden. Het persoonlijk uitnodigen van relaties vanuit Halito! was slechts een onderdeel van het totale uitnodigingstraject wat verder bestond uit advertorials in dagbladen en social media, televisie- en radiocommercials met een totaal bereik van 2,3 miljoen unieke personen.

Belangrijk in het uitnodigingstraject was dat iedereen zich persoonlijk aangesproken voelde. Om dat te realiseren zijn per doelgroep aangepaste e-mailcampagnes ingezet. Niet alleen de inhoud van de uitnodiging werd aangepast per doelgroep, ook de aanhef en ondertekening werden gepersonaliseerd en de voorgestelde locatie aangepast aan de regio waar men woonde.

DE REGISTRATIE
Alle genodigden (persoonlijk vanuit Halito! en via de advertorials) werden naar één eventsite verwezen, aangepast aan de corporate huisstijl van de organisatie. Dit bracht een aantal uitdagingen met zich mee:

1. Per doelgroep mogen alleen relevante vragen worden gesteld en programmaonderdelen worden voorgelegd
2. Indien een gast op een bepaalde tijd een gesprek aanvroeg met een verzekeringsexpert, mocht deze tijd vervolgens niet beschikbaar zijn bij de inschrijving voor een workshop
3. Per locatie mogen een maximum aantal gasten zich aanmelden per tijdslot voor een gesprek met een verzekeringsexpert

DE ERVARING
Na afloop van het relatie-event werd bezoekers in een korte enquête hun reactie gevraagd. Van de bezoekers geeft…

…93% het event het rapportcijfer 8 of hoger
… 77% aan de verzekeringsmaatschappij aan te bevelen bij vrienden en bekenden
… 72% aan kennis te hebben genomen van het event via een persoonlijke uitnodiging

DE CIJFERS
Op voorhand waren geen KPI’s bepaald, maar vanzelfsprekend wilde de organisatie uitgebreide statistieken bijhouden. Onder andere over de e-mailcampagnes, websitebezoeken, conversie en ervaring van bezoekers.

Verstuurde uitnodigingen 23.000
Afleverpercentage 98,6%
Totaal aantal aanmeldingen 384
Waarvan niet-klanten 74
Nieuwe aanmeldingen op digitale nieuwsbrief 226