Multitasken is een mythe, ook voor eventmanagers

Eventmanagers zijn duizendpoten. Voor programmering, aankleding, catering, bereikbaarheid, parkeergelegenheid, veiligheid, aantal deelnemers en marketing dragen zij de eindverantwoording. Tijdens de voorbereiding die soms maanden kan duren is het zaak om verschillende processen te stroomlijnen en bij elkaar te brengen. Als de datum van het event dichterbij komt, wordt het aantal ballen dat tegelijk in de lucht gehouden moet worden, groter en groter.

Ben jij een eventmanager die in de hectiek vlekkeloos werkt, altijd voor iedereen aandacht  heeft en nooit het gevoel heeft dat het allemaal misschien net iets te veel is? Dan heb jij alles goed onder controle! Velen krijgen echter niet altijd alles gedaan wat ze zich hadden voorgenomen, ondanks dat ze richting het event steeds meer uren draaien en heel efficiënt aan het multitasken zijn. Hier zit de valkuil: multitasken is helemaal niet efficiënt. Sterker nog: écht multitasken kan helemaal niet!

‘Gedragswetenschappers van de Warwick Business School zeggen: “Multitasken is een mythe”.’

Als je met een klant belt en tegelijk een e-mailtje leest, dan ben je niet écht aan het multitasken. Het brein gaat switchen van het telefoongesprek naar de e-mail en weer terug. Dit heet ‘switchtasken’. Dat betekent dat je een deel niet hebt gehoord van wat de klant zei. Niet erg klantvriendelijk! Neuropsycholoog  Theo Compernolle schrijft In het boek ‘Ontketen je brein’ dat je voor het switchen een flinke prijs betaalt. Je bent minder productief, maakt meer fouten, bent minder creatief en meer aan stress onderhevig. Switchtasken kost heel veel energie!

 

1. Hoe kun je switchtasken vermijden?

 

  • Door routine te creëren. Je kunt enkel 2 taken combineren op voorwaarde dat één van de taken die je doet op routine kan worden uitgevoerd. De hersenen gaan dan  niet switchen want die taak heeft niet jouw aandacht nodig, het gaat automatisch. Een voorbeeld is tanden poetsen en een e-mail lezen. Routine kun je creëren door sjablonen te maken, door jezelf de sneltoetsen aan te leren. Door te weten waar alles ligt, door zaken goed op te slaan. Op deze manier ben je geen aandacht,  tijd en energie kwijt aan allerlei randzaken. Probeer bij het organiseren van een event vanaf de eerste dag zo gestructureerd mogelijk te werken!
  • Door te monotasken. Maak eerst iets af voor je iets nieuws begint. Dat is niet altijd even makkelijk. Je bent een aanspreekpunt voor heel veel mensen. Bovendien moeten er voortdurend overal brandjes worden geblust. Laat je niet verleiden, handel zoveel mogelijk één ding af voor je het volgende aanpakt, je krijgt véél meer voor elkaar.

 

 

2. Wat is de invloed van productiviteit op jouw event?

 

Volgende tips hebben niet alleen effect op jouw efficiëntie, het inlassen van pauzes tijdens het event zal ook het gedrag van jouw bezoekers beïnvloeden.

  • Maak een lijst met taken die je de dag erna gaat doen. Begin in de ochtend met het belangrijkste. In de ochtend is de kans het kleinst dat je gestoord wordt door e-mails en telefoontjes. Bovendien is het brein dan goed uitgerust.
  • Werk zoveel mogelijk in blokken: maak eerst onderdeel ‘beveiliging’ af voordat je met onderdeel ‘hotel reserveringen’ begint. Neem tussen de blokken een korte pauze zodat alles kan indalen en je het later makkelijker kan oproepen.
  • Zorg voor een ‘vragenuurtje’ zodat mensen die afhankelijk zijn van jou, je niet de hele dag storen. Bijkomend voordeel is dat medewerkers dan vaak zelf al een oplossing hebben gevonden. Natuurlijk ben je voor noodgevallen wél bereikbaar.
  • Je werkt met een breed team van specialisten om je heen. Durf los te laten! Controlefreaks en pleasers zijn de ergste multitaskers.
  • Wees duidelijk en consequent. Als je wordt afgeleid tijdens een concentratieklus is de kans dat je fouten maakt bijzonder groot. Bovendien duurt jouw taak twee keer zo lang. Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens dit soort werk. Laat zien dat als je klaar bent je weer alle aandacht voor je omgeving hebt (dit geldt richting medewerkers, maar ook voor leveranciers en klanten). Je zult merken dat het gewaardeerd wordt.
  • Gun de bezoekers van na elke break-out sessie enkele minuten pauze. Functie 1 van een pauze: tijdens de pauze slaat het brein op wat je gedaan hebt. Functie 2 van de pauze: uitgeruste hersenen komen makkelijker op ideeën en oplossingen voor het event. Een voorbeeld. Twee houthakkers gaan aan de slag. De één werkt aan één stuk door, de ander neemt elke twee uur twintig minuten pauze. Aan het einde van de dag worden hun bomen geteld. En wat blijkt: de houthakker die pauze neemt, heeft meer bomen omgehakt. Hoe kan dat? De man die pauzes neemt, slijpt zijn bijl tijdens de pauze.

 

3. Ga je toch switchtasken?

 

Monotasken is te allen tijden het meest efficiënt, maar we leven niet in een ideale wereld. Soms moeten we wel multitasken (switchtasken). Als de dag van het event nadert zal de spanning en de hectiek toenemen. Op elk moment van de dag is er de keuze: switchtasken of monotasken. Probeer zo lang mogelijk te blijven monotasken, zélfs op de dag van het event. Dit is beter voor jou én je omgeving. Ga alleen switchtasken als je echt niet anders kunt. Als je dan tóch gaat switchtasken, probeer de kosten van de switchmomenten zo laag mogelijk te houden:

  • Wees je bewust van de switchmomenten.
  •  Laat de ene taak los als je naar de andere taak switcht.
  • Focus op je nieuwe taak en benoem wat je doet.
  • Kies het juiste switchmoment.
  • Wees ‘mindful’.

 

 

4. Aan de slag met monotasken?

 

  • Analyseer wat je dagelijks doet. Wanneer switch je, wanneer monotask je, wat is de invloed van je telefoon en andere media?
  • Ga experimenteren, laat het allemaal op je inwerken.
  • Begin met kleine stapjes. Je werkt tenslotte al jaren op dezelfde manier en bepaalde factoren zijn zelfs verslavend.
  • Je zal zo nu en dan terugvallen in oud gedrag. Houd vol!
  • Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Je zal merken dat de samenwerking, de sfeer en uiteindelijk de resultaten beter worden. Je zal meer en meer overtuigd worden van de noodzaak om zoveel mogelijk te stoppen met multitasken.

En … neem af en toe een moment om van het event te genieten!

Wouter Hesseling Auteur Wouter Hesseling heeft de afgelopen 15 jaar als bedrijfstrainer honderden organisaties van binnen gezien en deze kennis gebruikt om een unieke, deels actieve, wetenschappelijk onderbouwde training te ontwikkelen waarin hij in 1,5 uur tijd de mythe van het multitasken ontrafelt. Het verhaal en de oefenstof van ‘Multitasken is een mythe’ maakt bij de deelnemers een hoop los. Als de mensen zich bewust worden van hun inefficiëntie manier van werken staan ze na afloop te popelen om het nieuw geleerde in praktijk te brengen.