Stap 1: Informeer je gasten via een handige eventsite

Maak snel en gemakkelijk pagina’s aan met praktische informatie over jouw event: programma, sprekers, locatie, registraties, foto’s, e.d.

  • Creëer nieuwe pagina’s
  • Publiceer foto’s en documenten
  • Geef een routeplan in

RESPONSIVE DESIGN

De look & feel van jouw eventsite pas je eenvoudig aan. Volledig in overeenstemming met de corporate identity van de organisatie ben je zeker dat de eventsite op elk toestel (pc, laptop, tablet, smartphone) en elke recente browser netjes wordt weergegeven.

PAGINA’S BEHEREN

Met een handige WYSIWYG-editor maakt u in no-time de inhoud van jouw pagina’s op. Voeg teksten en afbeeldingen toe, leg hyperlinks naar andere pagina’s of websites en gebruik zgn. koppen voor de opmaak van de bladspiegel.
Bepaal van elke pagina de positie in de navigatiestructuur (sitemap).

GASTENLIJST TONEN

Toon de gastenlijst van de ingeschreven gasten. In overeenstemming met de Privacy wetgeving dient de gast daarvoor in het registratieformulier zijn toestemming te geven.
Kies zelf welke velden uit het registratieformulier getoond worden in de gastenlijst.

PUBLICEREN EN TOEGANKELIJKHEID

Bepaal zelf welke pagina’s voor jouw doelgroep zichtbaar en/of toegankelijk zijn. Je kan één, meerdere of alle pagina’s afschermen door de pagina's te voorzien van een wachtwoord of door de pagina's enkel via een e-mailcampagne bereikbaar te maken.

MEDIAGALERIJ

In de mediagalerij beheer je alle bestanden van je eventsite: documenten, beelden en multimedia. Creëer een folderstructuur en houd alles overzichtelijk.
Foto’s worden automatisch verkleind, tot 10 keer kleiner dan het oorspronkelijke formaat maar nog steeds met een voldoende web kwaliteit.

STATISCHE INHOUD

Tekstblokken die op meerdere pagina’s terugkomen, moeten slechts 1 keer worden ingegeven in een blok met statische inhoud.

SAVE THE DATE

Stuur een save the date uit met datum en locatie van het event zodat mensen de datum kunnen blokkeren in hun agenda. Meer details evenals een formele uitnodiging stuur je later.

EIGEN DOMEINNAAM

Communiceer alle events via 1 domeinnaam. Op die manier komt jouw eigen branding het best tot uiting en interfereert het niet met de corporate website. Optioneel kan ook met subdomeinen gewerkt worden.

SOCIAL MEDIA

Maak jouw eventsite deelbaar via social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, ...) zodat de bezoeker van jouw eventsite via het gewenste medium een bericht over jouw event kan delen.
Is netwerken belangrijk? Bevorder dit alvorens het event plaatsvindt door een directe link naar het persoonlijke social media profiel (bijv. LinkedIn) weer te geven in de gastenlijst.

Stap 2: Nodig gasten uit naar jouw event

Stel een gastenlijst op en importeer in Halito! Stuur jouw gasten een gepersonaliseerde uitnodiging via e-mail met rechtstreekse hyperlink naar de website.

  • Importeer jouw gastenlijst: automatische controle op basis van het e-mailadres
  • Stuur een gepersonaliseerde uitnodiging via het ingebouwde mailsysteem
  • Real time rapportering over gelukte en mislukte verzendingen, bounces, (on)geopende e-mails,…
  • Stuur een reminder naar gasten die nog niet hebben gereageerd
  • Bekijk rapportering

REGISTRATIEFORMULIER AANMAKEN

Bepaal 100% zelf welke vragen je aan gasten wilt stellen. Deel vragen in secties in om je formulier overzichtelijk te houden. Kies uit meer dan 10 type invulvelden zoals o.a. tekstveld, numeriek veld, keuzelijst, radioknop, telefoonnummer, geboortedatum, land,… Bepaal welke velden verplicht zijn en geef optioneel een minimum en maximumwaarde in voor elk veld.

BOOMSTRUCTUUR GEBRUIKEN

Vermijd ellenlange formulieren met irrelevante vragen.
Maak een vraag afhankelijk van het antwoord op een vorige vraag.
Daardoor beantwoorden gasten enkel relevante vragen en verrijk je zelf de database over jouw gasten.

BEVESTIGINGSMAILS

Stel op voorhand (gepersonaliseerde) bevestigingsmails in. Elke e-mail kan afhankelijk worden gesteld van een antwoord dat de gast in het registratieformulier heeft ingevuld. Zo kunnen bijv. gasten die wel aanwezig zullen zijn op het event inhoudelijk een andere e-mail ontvangen dan zij die niet aanwezig kunnen zijn.

REGISTRATIEFORMULIER INSTELLEN

Stel een vervaldag in tot wanneer het formulier kan worden ingevuld, bepaal naam en e-mailadres van de afzender van automatische e-mails, ontvang als beheerder automatisch een e-mail bij elke nieuwe registratie.

KOSTPRIJS INSTELLEN

Geef de toegangsprijs voor jouw event in, bepaal het btw percentage en geef eventueel uitzonderlingen in. Onderdelen zoals betalende workshop, diner, hotelovernachting,… kunnen apart worden ingesteld. Ook early bird prijzen behoren tot de opties. Ken kortingen toe aan specifieke groepen of individuen.

GASTENLIJST IMPORTEREN

Importeer een gastenlijst vanuit CSV en laad in 1 keer op in Halito!. Halito! signaleert automatisch dubbele en onjuiste e-mailadressen. Segmenteer de gastenlijst door groepen aan te maken.

E-MAILCAMPAGNE VERSTUREN

De look & feel van de e-mailuitnodiging is al voorzien. Bepaal je afzendergegevens, afzendadres, antwoordadres, een onweerstaanbaar onderwerp en de inhoud om ervoor te zorgen dat je gasten je uitnodiging openen.

BOUNCE MANAGEMENT

Bekijk welke gasten resulteerden in bounced e-mails. Je ziet het type bounce, en de reden waarom de e-mail niet is toegekomen. Op die manier werk je ook aan de kwaliteit van de gastenlijst.

UITGESTELD VERZENDEN

Verstuur je campagne onmiddellijk of plan je campagne in voor lancering op een later tijdstip. Dit laat je toe om je campagne aan te passen aan verschillende tijdzones.

TESTCAMPAGNE VERZENDEN

Laat niets aan het toeval over en verstuur je campagne eerst naar jezelf of een testlijst. Controleer de personalisatie, verzendgegevens, onderwerpregel, teksten en linken. Ben je tevreden met het resultaat? Lanceer dan rechtstreeks je echte campagne naar de geselecteerde mailinglijsten.

SMS CAMPAGNE VERSTUREN

Verstuur een sms van maximum 160 karakters. Dit wordt vaak als reminder gebruikt vlak voor het event of om last minute wijzigingen door te geven. Bekijk in een uitgebreid rapport het resultaat van de sms-campagne.

UITGEBREID USERMANAGEMENT

Dankzij een decentraal gastenbeheer kunnen verschillende afdelingen op een gecontroleerde manier gasten toevoegen, uitnodigen en opvolgen. Als beheerder behoud je het overzicht en stuur je bij waar nodig.

Stap 3: Volg registraties op en stuur bij waar nodig

Gasten schrijven zich in via rechtstreekse link in de uitnodiging en komen zo op de eventsite. Ze ontvangen na registratie onmiddellijk een bevestiging via e-mail. Jij hebt in real time een overzicht van alle inschrijvingen en wijzigingen.

  • Gasten registreren zichzelf
  • Automatische bevestigingsmail
  • Stuur remindermails

E-TICKET

Verstuur een e-ticket inclusief barcode van zodra gasten aanwezig zullen zijn op het event. Vul het e-ticket zelf aan met alle praktische informatie over het event.

RAPPORTEN

Bekijk uitgebreide rapporten over jouw gasten en exporteer zowel de individuele grafieken als de som ervan. Kies zelf hoe je de grafieken getoond wilt zien.

EXPORT

De gegevens van alle gasten zijn met 1 druk op de knop exporteerbaar naar Excel of CSV.

LIMIETEN INSTELLEN

Stel een globale limiet in met het maximum op het totaal aantal inschrijvingen op een event. Op die manier vermijd je overboekingen.
Stel ook limieten in voor onderdelen van een event zoals bijv. workshops.

WACHTLIJST BEHEREN

Als de maximumcapaciteit op een event (of een onderdeel ervan) bereikt is, kunnen gasten optioneel op een wachtlijst terechtkomen. Van zodra er een plaats vrij komt, worden ze automatisch verwittigd.

TOEGANG CONTROLEREN

Scherm het registratieformulier af voor niet-genodigden op 1 van de volgende manieren:
• afgeschermd registratieformulier
• één wachtwoord voor alle gasten

PERSOONLIJKE CODES

Elke gast krijgt een unieke persoonlijke code die moet worden ingevuld vooraleer het formulier kan worden verstuurd.

GROEPSCODES

Elke gast wordt toegekend aan een groep en elke groep beschikt over 1 code. Deze manier van registreren wordt vooral gebruikt bij events waar meerdere partners, sponsors… bij betrokken zijn die elk over een aantal tickets beschikken.

BETALENDE EVENTS

Laat jouw gasten op voorhand betalen bij de registratie. Halito! integreert de door jou gekozen online payment provider. De extra kosten die door de provider worden aangerekend, worden rechtstreeks tussen klant en provider afgerekend. Halito! is enkel de technische integrator. De gast ontvangt onmiddellijk een (pro-forma) factuur.

SHOW/NO-SHOW REGISTREREN

Duid aan de inkom van het event onmiddellijk aan wie zich aanmeldt. Vraag de voornaam en/of naam of scan de barcode uit de bevestigingsmail in met een handscanner. Je ziet in 1 oogopslag wie is komen opdagen en wie een 'no-show' is.

Stap 4: Bedank jouw gasten na afloop

Plaats foto’s, filmpjes, presentaties van gastsprekers online en stuur jouw gasten een bedank e-mail. Vraag feedback via een enquête en evalueer het succes van jouw event.

  • Stuur een bedankmail
  • Pas je no-show beleid toe
  • Houd een enquête

FOTOALBUM OPLADEN

Laad alle foto’s van het event op in de mediagalerij en maak er een fotoalbumpagina van. Standaard worden de foto’s in het klein getoond; door te klikken vergroten ze.

GASTEN BEDANKEN

Stuur een e-mailcampagne om jouw gasten te bedanken voor het event. Combineer dit eventueel met een link naar foto’s, filmpjes en/of presentaties op de eventsite en link naar een enquête.

NO SHOWS OPVOLGEN

Communiceer apart naar no shows en reken eventueel een no show fee aan.

ENQUÊTE HOUDEN

Evalueer het succes van het event met een enquête. Kies uit 9 verschillende vraagtypes en bekijk het rapport in real time. Open vragen geven meer inzicht en feedback.

ANONIEM OF OP NAAM

Afhankelijk van het doel van je enquête nemen je gasten anoniem deel aan je enquête, of houdt Halito! hun persoonlijke gegevens bij.

Extra: Ontdek geavanceerde mogelijkheden

Bovenop het 4-stappenplan (informeren – uitnodigen – registreren – bedanken) zijn er nog tal van extra functionaliteiten in Halito! De belangrijkste zijn:

  • multi-account
  • social media
  • usermanagement
  • API-integratie
  • security audit

MULTI-ACCOUNT

Beheer meerdere eventsites binnen Halito! en kopieer formulieren en/of inhoud van vorige events. Op die manier heb je op enkele minuten een volledige nieuwe eventsite gelanceerd.

SOCIAL MEDIA

Integreer sociale media op alle mogelijke manieren: een link naar je eigen sociale media kanalen, integratie van widgets, geef buzz door een vaste boodschap na registratie te laten delen, koppel social media profielen van gasten aan de gastenlijst,…

USERMANAGEMENT

Voeg andere beheerders toe en bepaal tot welke onderdelen ze toegang krijgen. Elke actie van elke beheerder wordt in Halito! bijgehouden en is door de administrator te bekijken.

API

Gebruik je vandaag al Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, Efficy, Kluwer Software,…? Dan zorgt Halito! voor een feilloze communicatie tussen beide platformen. Data moet niet worden gedupliceerd en beide platformen worden gevoed met de meest actuele data.

SECURITY AUDIT

Halito! voldoet aan strikte normen op het vlak van privacy en security. Beveiliging van wachtwoorden, OWASP top 10, traceerbaarheid, scrum,... Neem contact op voor een volledig overzicht van onze maatregelen en standaarden.

Transparante en voorspelbare prijzen

Ontdek onze formules

Halito! Consultancy

Til jouw events naar een hoger niveau! Reken op een team van strategische, security en technische deskundigen die je helpen bij de uitrol van een event.

Lees meer

Halito! Digitaal Platform

Halito! ontzorgt de eventprofessional bij de totstandkoming van een professionele eventcommunicatie van A tot Z.

Lees meer

Halito! Academy

Laat je inspireren tijdens één van de kennissessies zodat de bezoekers van jouw event je positieve verhaal onthouden én doorvertellen.

Lees meer