Een terugblik op het live webinar: De uitnodiging waar iedereen op ingaat

254 eventprofs namen deel aan het live webinar dat barst van de tips & trics!

Tijdens een live webinar met Erik Peekel van Aaaaha! the Actor Factory & Sjoerd Weikamp van EventBranche.nl kwamen verschillende tips aan bod om het uitnodigingstraject van evenementen te optimaliseren en no show te beperken.

De volgende onderwerpen kwamen aan bod:

  • Uitnodigingstraject
  • Genodigden overtuigen
  • Aanmeldproces
  • No show voorkomen

Uitnodigingstraject
Stuur ca. 6 weken voor het evenement een uitnodiging of minstens een save-the-date.

Tip! Gebruik als afzender nooit een info@ of noreply@-mailadres, maar zet bijvoorbeeld accountmanagers in voor een persoonlijke touch.

Uitnodigen via e-mail werkt snel, doeltreffend en aanmelden kan direct via de link die wordt meegestuurd. Houd de uitnodiging kort en bondig of gebruik bijvoorbeeld een prikkelend filmpje dat je viraal laat gaan.

Genodigden overtuigen
Om de (potentiële) gasten van jouw evenement te overtuigen:

  • Gebruik een prikkelende titel voor je digitale uitnodiging.
  • Gebruik alleen je allerbeste argumenten. Als je heel veel argumenten gebruikt brengen de zwakkere argumenten potentiële gasten aan het twijfelen.
  • Zet verschillende kanalen in en creëer hierdoor een buzz. Bij Halito! bieden we o.a. social media, Wrap the Gift, SMS-campagnes en animatiefilmpjes aan.
  • Gebruik testimonials. Aanbevelingen van gasten van je vorige evenement helpen enorm om potentiële bezoekers van je evenement te overtuigen.

Aanmeldproces
Het registratieformulier is reeds ingevuld met de gegevens die je als organisator reeds kent over jouw gast. Nadat een gast zich heeft aangemeld voor je evenement, behoort hij hiervan direct een gepersonaliseerde bevestiging te ontvangen. Enkele dagen voorafgaand aan het evenement stuur je hem een reminder waarbij je bijvoorbeeld een routebeschrijving kan toevoegen.

Tip! Houd de eventsite simpel met een duidelijke call-to-action (aanmelden)
Tip! Test altijd je uitnodigingsmail voordat je deze verstuurt.
Tip! Vergeet niet (max. 2 à 3 keer) een reminder te sturen naar mensen die zich nog niet hebben ingeschreven.

Waar let je op bij je keuze voor registratiesoftware:

  • Is er realtime rapportering?
  • Wordt de mogelijkheid geboden je als bezoeker direct af te kunnen melden?
  • Heb je programmaonderdelen waar mensen zich voor kunnen aanmelden; biedt de registratiesoftware de mogelijkheid om dit direct bij registratie mee te nemen?
  • Bestaat de mogelijkheid om badges te printen vanuit de software?
  • Wordt de mogelijkheid aangeboden om direct (bijv. via iDeal) te betalen in geval van een betalend evenement?

No show voorkomen
Hoe voorkom je dat gasten die zich voor jouw evenement hebben ingeschreven uiteindelijk toch niet komen opdagen? Vertaal het effect van niet aanwezig zijn en creëer awareness. Enkele tips:

  • Stuur een deelnemerslijst naar je gasten en/of toon deze op de eventsite.
  • Maak het makkelijk voor gasten om zich af te melden.
  • Stuur enkele dagen voorafgaand aan jouw evenement een persoonlijke reminder (bijv. per SMS).
  • Een no show-boete is niet populair, maar je kan dit sympathiek brengen door gasten die niet op zijn komen dagen op jouw evenement te vragen een bedrag over te maken naar een goed doel.

We zijn blij én trots dat Halito! de toets van Erik Peekel en Sjoerd Weikamp volledig doorstaan heeft en dat we met Halito! kunnen inspelen op alle tips die werden meegegeven.

Ben je op zoek naar meer tips of wil je eens vrijblijvend koffie drinken met ons om jouw eventcommunicatie te bespreken? Stuur een e-mail naar hello@halito.com.