4 Manieren om je publiek nog meer te betrekken bij events

Of het nu gaat over een zakendiner, een conferentie of een promo-event: event planners gebruiken allerlei technologieën om ervoor te zorgen dat er meer interactie met het publiek ontstaat. Nu alsmaar meer op de ROI en het succes van een event gefocust wordt, is iedereen het erover eens: gasten zouden nog meer bij het event betrokken moeten worden. Iedere fase van een event – voor, tijdens én erna – zou nog intenser beleefd moeten kunnen worden.

Ontdek vier middelen om ervoor te zorgen dat jouw verhaal beter blijft hangen dankzij het betrekken van het publiek.

 

1. Sprekers

Buitengewone, kwalitatieve, relevante en deskundige sprekers bouwen een relatie op door hun publiek te betrekken en ermee in interactie te gaan. Vertrek vanuit de doelstelling van je event en wat de behoeften zijn van je publiek zodat je de beste spreker kunt uitkiezen. Dit vraagt heel wat research, een grondige kennis van de sector en hele goede contacten.

Heb je er al aan gedacht om het selecteren en boeken uit te besteden? Dat is de meest doeltreffende en kostenefficiënte manier én de beste garantie dat er een sterke interactie ontstaat tussen de spreker en zijn publiek. Zo zorg je dat jouw event een succes wordt. Wil je helemaal zeker zijn van de sprekerskwaliteiten en -stijl, ga dan naar een ander event om de spreker in kwestie aan het werk te zien.

Sprekers die het langst blijven hangen, weten hun publiek op een actieve manier te betrekken bij hun betoog. Handmicrofoons hiervoor in de zaal laten circuleren, is niet meer van deze tijd. Een creatiever alternatief om aanwezigen in de zaal nog meer aan te moedigen om het woord te nemen en bij te dragen tot het debat zijn Catchbox Microfoons. Dit zijn microfoons in de vorm van een kubus die de spreker in het publiek kan gooien.

 

2. Social Media

Social media zijn uitermate geschikt om met gasten te communiceren nog voor het event plaatsvindt. Als je vooraf een band met je publiek wil opbouwen – of hen zogenaamd wil laten anticiperen – kun je door middel van gesloten en open vragen achterhalen welke topics het publiek behandeld wil zien. Afhankelijk van het publiek kies je het geschikte kanaal. Denk aan een online hangout via Google, een LinkedIn groep of start een chat op via Twitter met een unieke hashtag.

Door op voorhand gasten aan te moedigen om berichten te delen via social media, bereik je meer mensen die mogelijk interesse krijgen in jouw event. Gebruik je op voorhand hashtags die gelinkt zijn aan het event, herhaal ze wederom tijdens het event zodat het publiek hun feedback, vragen en aanwezigheid kan delen. Projecteer deze online reuring op een groot scherm. Ook live votings en live updates over actuele onderwerpen, extra informatie en opinies verzekeren de aandacht van je publiek gedurende de rit.

Vergeet niet jouw sponsors, partners of goede doelen een podium te geven via jouw social media. Win op tijd advies in bij social media experts hoe je de online community moet faciliteren.

 

3. Mobiel

Geef deelnemers tijdens en na het event direct toegang tot content van de spreker. Beperk het niet tot de presentatie, maar zorg ook voor links naar publicaties, artikels, tweets en blogs van de spreker. Heb je een uitgebreider sprekersprogramma, dan kun je zulke content aanbieden via een event app. Maak het voor het publiek makkelijk om notities te maken in de presentatie zelf. De tool Glisser is hiervoor een perfecte oplossing!

 

4. Feedback vanuit het publiek

Ook publieke feedbacksystemen en Q&A-platformen zijn tools die helpen om gasten nog meer te betrekken bij je event en – door hun actieve deelname – geven ze in real time meer vorm aan je event. Gebruik event technologie nooit ‘zomaar’ om het te gebruiken. Denk vooraf goed na hoe je technologie het best kunt integreren in het concept van je event en hoe je je publiek aanmoedigt om het ook effectief te gebruiken. Het is van cruciaal belang om het Q&A-platform in de juiste context en op het juiste moment aan te bieden om de ervaring over de hele lijn te verbeteren.

Er zijn veel scenario’s mogelijk, maar het gebruik van publieke feedbacksystemen werkt goed in de volgende drie gevallen:

  • Bepaal vooraf in welk soort sessies feedbacksystemen wel en niet passen. Zorg ervoor dat je over de juiste technische installatie beschikt. Q&A-platformen werken het best en zijn het meest efficiënt als de vragen in real time op het scherm te zien zijn. Het publiek wordt extra aangemoedigd om meer vragen te stellen als ze ze geprojecteerd zien.
  • Daar de meeste Q&A-platformen webbased zijn, moet je ervoor zorgen dat het publiek verbonden is met het internet. Stel je het systeem aan het begin van je event voor, zorg dan dat de deelnemers de naam van het wifi netwerk en het wachtwoord kennen zodat ze kunnen inloggen.
  • Laat ze al eens stemmen tijdens een eenvoudige warming-up poll. De aanwezigen kunnen de app en het voting systeem meteen uittesten én je krijgt bovendien ook nog eens waardevolle informatie van je publiek.

Wijs jouw gasten er herhaaldelijk op dat ze vragen kunnen stellen en kunnen stemmen. Op die manier zullen ze alle mogelijkheden die het feedbacksysteem te bieden heeft ten volle gebruiken.

 

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe event planners het publiek betrekken, voor toegevoegde waarde zorgen en de interesse van het publiek weten vast te houden. Het loont absoluut om creatief te zijn, de nieuwste technologie in te schakelen en de verhouding tussen publiek, spreker en event elke keer opnieuw uit te vinden. Denk in termen van ‘fun’ en ‘interactie’ en ga op zoek naar nieuwe manieren om gasten bij je event te betrekken. Zorg voor een belevingsdynamiek van registratie tot na het event en je publiek zal zich amuseren, enthousiast zijn en weken, maanden of zelfs jaren geëngageerd blijven.

Over de auteur

Sarah Hill is een fervente blogster en schrijft creatieve content bij Group7events, een toonaangevend evenementenbureau en een professionele eventplanner in Londen. Het bureau biedt wereldwijd een gratis zoekservice aan voor eventlocaties. Overdag schrijft ze en s’ avonds leest ze. En als ze niet schrijft, brengt ze haar tijd graag door met familie en vrienden.