7 tips voor een succesvol online of hybride event

Een online of hybride event is geen offline event met een camera erbij! Organiseer succesvol een online of hybride event met deze 7 tips.

Belangrijk:

  • Om een succesvol online of hybride event te realiseren, moet je vanaf het begin rekening houden met de online setting.
  • Het verschil tussen een online, hybride en livestream event lees je in dit blogartikel.
succesvol online of hybride event

1. Afgelijnd thema

Dat lijkt een open deur intrappen, maar toch. Door het thema heel specifiek te benoemen, ga je de juiste doelgroep aantrekken. En dat is in een online omgeving nóg belangrijker dan offline. Een ontevreden online deelnemer zal dit immers ook sneller kenbaar maken op het event of daarbuiten en die slechte reclame kan je best missen.

Omgekeerd leidt een afgelijnd en helder thema ertoe dat je online – door gerichte marketing zoals advertenties – nieuwe deelnemers aantrekt die je voordien niet bereikte.

2. Interactie

Hoe je het ook draait of keert, een online deelnemer zit op een stoel (in het beste geval een zetel) naar een scherm te kijken en luisteren. Dat kan 5 of 10 minuten interessant zijn, maar geen 2 uur. Bovendien heb je als organisator geen enkele controle over de mogelijke afleiding die een deelnemer ondervindt als hij elders zit.

Alle mogelijke vormen van interactie zijn dan ook nodig om de aandacht en betrokkenheid van de deelnemer te behouden. Dat kan bijvoorbeeld via:

  • Chat: interactie tussen deelnemers onderling
  • Q&A: interactie tussen de deelnemer en de gastspreker(s)
  • Poll: de mening vragen aan een deelnemer via een meerkeuzevraag (en liefst het resultaat real time verwerken in de presentatie)
  • Praattafels: online gesprekken in kleine groepen (ca. 10 pax) rond een afgelijnd onderwerp, bij voorkeur met een moderator

3. Locatie

Een living, keuken of vergaderzaal zijn locaties van waaruit we tegenwoordig vaak werken, maar voor de uitzending van een online event zijn ze niet geschikt. Een goede locatie oogt dan ook professioneel, leidt niet teveel af en heeft alle techniek in huis om dat vlak gaan kopzorgen te hebben.

Er bestaan ondertussen heel wat professionele studio’s waar je de uitstraling zelf kiest, gaande van een nieuwsstudio, een sofa tot een bar. Ben je daarvoor op zoek naar enkele goede adressen? Stuur dan even een e-mail naar en we helpen je meteen verder.

4. Dynamische opnames

Zorg ervoor dat het event wordt opgenomen en uitgezonden vanuit verschillende camerastandpunten. Het switchen tussen camerastandpunten houdt je als kijker geboeid en geeft je het gevoel dichtbij en ‘in’ het event te zitten.

5. Geen one-man show

Bij een online of hybride event zijn heel wat mensen betrokken, zowel voor als achter de schermen. Wat je minimum nodig hebt, zijn

  • een presentator om het geheel aan elkaar te praten
  • gasten die het hebben over de inhoud van het thema
  • een moderator die de off- en online vragen en chat opvolgt en verantwoordelijk is voor de interactie
  • technici die voor de opname en de uitzending zorgen.

6. Beperkt in de tijd

Als organisator zorg je voor een ervaring dat deelnemers verspreid over het land (of de wereld) naar dezelfde inhoud zitten te kijken; het gevoel van watching alone together. Om die energie te clusteren, mag een goede uitzending max. 2 opeenvolgende uren duren. Dan is het tijd om ermee te stoppen of minstens een pauze in te lassen.

In dat laatste geval kan je misschien een fitnesscoach vragen die de deelnemers helpt bij het losgooien van hun spieren. Als iedereen zijn webcam dan even opzet, heb je gegarandeerd een geanimeerde pauze en bakken energie voor het volgende deel. Het is maar een idee!

7. Beleving met een webinarbox

Verras elke deelnemer met een heuse doos die de dag voor het online event aan huis (of kantoor) wordt geleverd. De box zit vol aangename verrassingen zoals drankjes en hapjes, een blocnote met pen, maar ook een gezelschapsspel om de kinderen bezig te houden.

Zo voelt de deelnemer zich écht betrokken en heeft hij/zij het gevoel alsof op een fysiek event aanwezig te zijn.

Je kan de beleving trouwens uitbreiden door in het programma van het webinar plaats te maken voor online muzikale intermezzo’s, online lachsessies en zo veel meer.

Vind meer inspiratie op www.webinarbox.be

Klaar voor een succesvol online of hybride event!

Met deze 7 tips kom je al een heel eind. Heb je zelf nog een extra tip voor een succesvol online of hybride event? Laat het dan weten via .