Volvo Scancar Experience Day 2018

De Scancar Experience Day is een event dat eens per twee jaar plaatsvindt. Georganiseerd voor Volvo liefhebbers door Volvo Scancar, een concessiehouder met 4 filialen in de provincie Antwerpen. De Royal Yacht Club aan de Linkeroever van de Schelde was een ideale locatie om uit te pakken met het thema ‘water, wind en boten’. Op zondag 23 september 2018 ontrafelde zich een prachtig nautisch tafereel met tal van testritten, randactiviteiten zoals safety testen én veel gelukkige gezichten. Een spectaculaire dag die veilig, vlot en ontspannen is verlopen.

CIJFERS

Shows 570
No shows 5%
Tijdsloten 12
Volvo’s 23
Testritten 276
Gereden kilometers 3.553

DOELSTELLING
Relaties onderhouden is voor een autoverdeler niet vanzelfsprekend. “Een relatie event is een mooie gelegenheid om klanten beter te leren kennen en te bedanken voor hun loyaliteit.”, aldus Carl Vanhole. Tijdens dit 2-jaarlijks event krijgen klanten en nieuwe contacten de kans om de allernieuwste Volvo modellen uit te proberen. Voor de organisator is het event geslaagd wanneer alle bezoekers tevreden én veilig naar huis zijn gekeerd.

UITDAGINGEN
Aan elk event zijn risico’s verbonden. En al helemaal aan een event met testritten. Om zoveel mogelijk risico’s op het vlak van veiligheid, aansprakelijkheid en mobiliteit af te dekken werden de nodige voorzorgsmaatregelen getroffen. Om wachtrijen te vermijden werd het volledige autobeheer in een overzichtelijke en werkbare planning gegoten. Met drie inloopmomenten (ontbijt, lunch, dessert), 570 bezoekers, 23 auto’s en 12 tijdsloten is het van belang dat alles vlekkeloos verloopt. Flexibel kunnen inspelen op veranderingen is een must om de in totaal 276 testritten in goede banen te leiden. De tijdsloten werden in real time gevisualiseerd met als resultaat een up-to-date planning van alle ingevulde en nog beschikbare tijdsloten. Ook het sleutelbeheer en het registreren van de te ondertekenen documenten werd geautomatiseerd.

VOOR HET EVENT
Volvo Scancar bood de gelegenheid aan bestaande en nieuwe relaties om zich aan te melden voor deze dag. Ook familie, vrienden en collega’s waren van harte welkom. Via een tell-a-friend actie werd het uitnodigen van extra relaties mogelijk gemaakt. Het ontzorgen van de organisator hield in dat relaties op de juiste momenten werden geattendeerd op het event en dat ze zich op voorhand makkelijk konden registreren voor één van de 276 testritten. Met de event registratie software van Halito! werden de beschikbare tijdsloten en Volvo modellen aangeboden op een event website in de look & feel van het event. Er werden uitnodigingen en bevestigingsmails verstuurd. In de week van het event volgde een reminder met een persoonlijk e-ticket. De laatste communicatie vond plaats de dag voorafgaand aan het event. De bezoekers ontvingen volgende sms: “Beste #voornaam#, wij zien elkaar morgen op de Scancar Experience Day 2018.  Parkeer uw wagen op de openbare weg: Thonetlaan 133, 2050 Antwerpen.”

TIJDENS HET EVENT
Op de dag van het event werden de bezoekers verwelkomd bij de hoofdbalie. Bezoekers meldden zich aan met hun persoonlijk ticket. In ruil ontvingen ze een gepersonaliseerde badge met vermelding van het tijdslot. Bij een tweede balie werd de persoonlijke badge tijdelijk ingeruild voor een sleutel. Op deze manier werd inzichtelijk wie er op dat moment een testrit aan het maken was. Omdat het ondertekenen van de bruikleenovereenkomst voor eventuele vertraging kon zorgen, waren bij de tweede balie iPads beschikbaar om piekmomenten op te vangen zodat het inleveren van de sleutels vlot kon verlopen.

MIXX, een partner van Halito!, voorzag in de hard- en software om de toegangscontrole, de badges en het autobeheer in goede banen te leiden. Het beheer van de tijdsloten, de sleutels en of de bezoeker de administratieve verplichtingen had voldaan, gebeurde in de Timeslot Manager tool van MIXX. Dankzij deze tool kon de organisator flexibel inspelen op veranderingen.  Met een simpel drag-en-dropsysteem waren de nog beschikbare tijdsloten zo weer gevuld.

NA HET EVENT
Dankzij de koppeling tussen de software tools van MIXX en Halito!, is de organisator op de hoogte van de show en no shows. Als gevolg kan je de opvolgcommunicatie aanpassen naar de af- en aanwezigen. Per e-mail werden de aanwezigen bedankt voor hun deelname aan het event. Door het gebruik van de tevredenheidsenquête kunnen de antwoorden worden meegenomen voor de volgende editie.

Het volledige registratieproces voor en tijdens het event automatiseren, levert interessante inzichten op. Denk aan de bezoekersaantallen verspreid over de 3 dagdelen, met welke automodellen ze hebben gereden, of ze één of meerdere testritten hebben voltooid, etc. Op basis van de klantbehoeften kunnen verdere promoties worden afgestemd.

IS HET EVENT GESLAAGD?
Met een no-show percentage van 5% en 0% ongelukken of schade, is het event geslaagd. Het weer lag in lijn van het thema ‘water, wind en boten’. Ondanks het pijpenstelen regende waren de weersomstandigheden tijdens het event geen deal breaker. De Cross Country en SUV modellen kwamen hier tot hun recht.

Zijn er verbeterpunten voor de volgende keer? Voor de volgende Scancar Experience Day wil Volvo Scancar 100% paperless zijn. Hoe? Het papierwerk versoepelen door op voorhand een geldig rijbewijs en ID kaart te accorderen en de bruikleenovereenkomst digitaal te laten ondertekenen.

De ambitie voor 2020 is hiermee gezet! Het thema? Dat wordt nog even afwachten…

Organisator: Scancar NV – www.scancar.be

Cases

Ontdek hoe onze klanten Halito! gebruiken