Provincie Noord-Brabant - FRK2015

Provincie Noord-Brabant organiseerde het Festival Ruimtelijke Kwaliteit; een event waarbij de inbreng van deelnemers belangrijk was. Om die reden moest het totaal aantal gasten evenredig bestaan uit 4 doelgroepen, zodat er een balans was in expertise en achtergrond.

Cijfers

3.000        verstuurde uitnodigingen
200      aanmeldingen
4            doelgroepen
105%        downloadpercentage event app

De doelstelling

“Tijdens het event komen een aantal topics aan bod waarover we graag in gesprek gaan met onze gasten. Uit 4 verschillende invalshoeken willen we expertise aanspreken en de betrokkenheid/ inbreng van de gast is cruciaal voor het slagen van het event. Om die betrokkenheid te optimaliseren wordt een event app ingezet waarbij een maximaal downloadpercentage moet worden nagestreefd.”

Het uitnodigings– en registratietraject

Bij het uitnodigen van gasten is aan iedereen een discipline gekoppeld waarbij -onzichtbaar voor hen- een limiet is ingesteld op het aantal gasten dat zich per discipline kon inschrijven.

Tijdens het registratietraject bleek dat het limiet van 2 doelgroepen erg snel was bereikt, terwijl het aantal inschrijvingen bij de andere doelgroepen langzamer op gang kwam. Door alleen naar die doelgroepen een herinnering te sturen werd het maximum aantal inschrijvingen alsnog makkelijk behaald en groeide de wachtlijst.

De event app

De inbreng van gasten speelde een belangrijke rol tijdens het event. En om hun betrokkenheid te bevorderen en niet te beperken tot alleen het live event, werd een branded event app ingezet. Op die manier werd ook in aanloop naar het live event en na afloop de interactie aangegaan en netwerken gestimuleerd.

De inzet van de event app kon alleen slagen wanneer het downloadpercentage zo hoog mogelijk zou liggen en om dat te realiseren is de event app in alle communicatiemomenten meegenomen met als resultaat dat 105% van de gasten de event app heeft gedownload, wat betekent dat ook genodigden die zich niet hebben ingeschreven voor het event de app hebben gedownload!

Helpdesk tijdens het event

Tijdens het live event is een fysieke helpdesk ingericht waar gasten terecht konden met vragen over de event app en social media. Dat is natuurlijk erg servicegericht en omdat het zo’n belangrijk aspect was van het event een slimme keuze. Dat bleek ook uit de enquête: de helpdesk werd erg hoog gewaardeerd. En dat terwijl er de hele dag niemand gebruik van heeft gemaakt… 🙂

Cases

Ontdek hoe onze klanten Halito! gebruiken