De Telegraaf: Hoe GDPR-proof is jouw event registratie?

Deze week lanceerde De Telegraaf een landelijke campagne in Nederland “Organiseer een Topevent”. Aan Bart Van Zele, CEO van Halito!, werd gevraagd hoe hij de privacy en security van de event registratie tool in goede banen leidt.

Of het nu gaat om een diner, een personeelsfeest of een zakelijk congres: overal waar deelnemersgegevens worden geregistreerd, komt de privacywetgeving om de hoek kijken. Om je ervan te verzekeren dat je aan de GDPR blijft voldoen en de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens op orde hebt, is een waterdichte tool voor event registratie een must. Organiseer je regelmatig evenementen en maak je hierbij gebruik van externe softwaretools? Integreer dan de event registratie software met jouw systemen dankzij een Open API (Application Programming Interfaces)! Het structureren van data in één centraal systeem geeft nieuwe inzichten en ideeën en laat organisaties sneller innoveren.

Risico’s beperken

Wil je als event organisator de bescherming van persoonsgegevens waarborgen, dan is automatisering en standaardisatie van data-uitwisseling de oplossing, stelt Bart Van Zele, CEO van Halito!. ‘Door handmatige imports en exports van deelnemersgegevens uit het registratieproces te schrappen, ondervang je eventuele menselijke missers en beperk je de veiligheidsrisico’s tot een minimum.’ Unieke RSVP-codes bijvoorbeeld, die via de post verstuurd worden en vervolgens via een website moeten worden ingevuld, behoren wat Van Zele betreft tot het verleden. ‘Dergelijke codes worden ingevuld in combinatie met persoonlijke gegevens. Aangezien codes gemakkelijk te achterhalen zijn door robots, liggen deze persoonsgegevens in een mum van tijd op straat.’

Security en Halito!

Privacy en security zijn sinds jaar en dag nadrukkelijk onderdeel van de kernwaarden van Halito!, vervolgt Van Zele. De samenwerking met organisaties in de bank- en verzekeringssector heeft Halito! een flinke voorsprong gegeven. Dat werpt zijn vruchten af: ‘Het aantal ethische hackers dat onze event registratie tool en integraties met software van derden heeft geprobeerd te kraken, is bijna niet meer te tellen, tot nu toe is het nog niemand gelukt.’

Wat maakt de tool van Halito! dan zo waterdicht? ‘Alle persoonsgegevens die in de tool worden verwerkt, worden versleuteld verzonden en 14 dagen na afloop van het event automatisch verwijderd. Zo voorkom je dat gevoelige informatie onnodig lang wordt bewaard. Bovendien kunnen organisatoren alleen bezoekers uitnodigen en deelnemerslijsten delen via een website of app als daar toestemming voor is gegeven. Onze event websites zijn voorzien van een disclaimer en een opt-in/out-policy. Tot slot sluit Halito! verwerkersovereenkomsten af met al haar klanten, partners en leveranciers.’

Open API-tool

De Open API is een interface die software met software laat communiceren, zonder dat er menselijke interactie aan gepaard gaat. Concreet waarborgt een gestandaardiseerde koppeling een veilig dataverkeer tussen de software van Halito! en jouw eigen backoffice systemen zoals een CRM, boekhoudsysteem en e-mailplatform. Geen losse excelsheets meer met persoonsgegevens die op jouw laptop worden bewaard om vervolgens uit te wisselen via e-mail met collega’s en externe event leveranciers.

Aan de slag

Laat je adviseren door jouw ICT manager over de voorwaarden voor het integreren met de backoffice systemen van het bedrijf. Het optimaliseren en afstemmen van de bedrijfsprocessen en de werkwijze zijn een must voor datagedreven organisaties. De voordelen van koppelingen zijn legio:

  • Persoonsgegevens worden niet onnodig gedupliceerd. Het voordeel hiervan is dat niet meerdere versies van persoonsgegevens in omloop zijn.
  • Door integratie van softwareplatformen worden persoonsgegevens verrijkt en verbetert de kwaliteit ervan.
  • De uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt op een heel veilige en efficiënte manier.

Kennis is macht

In een wereld waar big data en targeted experiences niet meer weg te denken zijn, liggen de kansen voor het rapen. Evenementen zijn een opportuniteit om de business te laten excelleren. Door events te zien als een volwaardig onderdeel van een datagedreven bedrijfsstrategie, verkrijg je een actuele en centrale database waarmee de business patronen kan zien. Ontdek hier de mogelijkheden van het verzamelen van relevante data voor, tijdens en na het event.

Benieuwd naar meer privacy en security tips? Check of jouw event registratie voldoet aan de privacywetgeving!

Raadpleeg de whitepaper met 13 tips