Een evenement evalueren doe je zo!

Evalueren, iedereen kent het: informatie vergaren om de volgende keer tot een beter resultaat te komen. Dat er geëvalueerd moet worden, lijkt ons duidelijk. Maar hoe ziet een evaluatie er dan uit? Wanneer is het geschikte moment om de bezoekers van jouw evenement te ondervragen? Dit zijn vraagstukken waar veel organisatoren nog tegen aan lopen. We delen enkele creatieve manieren om jouw evenement te evalueren én te verbeteren.

Met wie evalueer je?

Allereerst bepaal je wat je met de evaluatie wilt bereiken. Wat wil je meten? Wat ga je doen met de antwoorden? Hoe ga je het analyseren? Én hoe ga je de resultaten terugkoppelen? Naast de bezoekers kun je ook aan het personeel, de vrijwilligers, de toeleveranciers zoals een cateraar, de sprekers of de artiesten vragen om jouw evenement te beoordelen. Ieder heeft zo zijn eigen inzet, beleving én doelstelling. Pas daarom de vragen, de vorm en de timing van de evaluatie aan per stakeholder.

Creativiteit is dankbaarheid

Tijdens het evenement is het handig om feedback te krijgen. Je publiek zit helemaal in de sfeer van het evenement. Dit is jouw kans om een zo groot mogelijk publiek te bereiken om ongedwongen naar input te vragen. Geen verplicht nummertje maar een creatief onderdeel van jouw evenement.   Halito! bezocht The Next Event en ondervond zelf erg originele manieren van evalueren.

De inspiratieboom is een speelse maar tactische manier om jouw deelnemers te laten reflecteren over de indrukken en ideeën die de deelnemers gedurende de dag hebben ervaren. In de sessie “Van Stoelen naar Doelen” vertelde de spreker Juup de Kanter dat een moment van reflectie vaak ontbreekt. Als organisator voeg je extra waarde toe aan het evenement wanneer je aan deelnemers vraagt om hun ervaring om te zetten naar concrete acties. Laat de deelnemers ideeën opschrijven, bundelen en in de boom plakken van de wortels tot aan het fruit. Aan het einde van de dag krijgt zowel de organisator als de deelnemers gelijk de resultaten te zien.

Visuele illustraties kunnen dienen als geheugensteun. Denk aan foto’s van de sprekers die je ophangt bij elke sessieruimte of bij de dichtstbijzijnde koffiehoek. Op post-its noteren de deelnemers feedback over de sessie die ze hebben bijgewoond en hangen vervolgens de post-its bij de desbetreffende foto van de spreker.  Je maakt het niet alleen laagdrempelig voor de bezoeker maar je bakent hiermee de informatie af waarover de deelnemers hun feedback kunnen geven.

Integreer het evaluatiemoment in het evenement door twee bakken bij de uitgang te zetten. Vraag de bezoekers bij het verlaten van het event om hun badge in de groene bak te gooien als ze het evenement leuk vonden, en in de rode bak als ze het niet leuk vonden. Heb je er al aan gedacht dat je ook de achterkant van een papieren badge kunt benutten? Attendeer de bezoekers dat ze op elk moment van de dag hun verbeterpunt(en) hierop kunnen noteren.

Een event app kan van pas komen. Ben je van plan een event app te gebruiken tijdens het event omdat je waardevolle en gepersonaliseerde informatie wil delen? Zet het dan ook in als middel om meteen na afloop van een sessie met een pushbericht de bezoeker te vragen naar feedback.
Interactief, visueel of digitaal, bepalend is dat je voldoende tijd geeft aan de bezoeker om de sessie te beoordelen. Hou hier rekening mee in de programmering van het event! Savvy Congress biedt Mood Mirrors, Word Clouds, Exit Polls, Live loting en andere varianten om effectiviteitsmetingen te kunnen doen.

Na afloop van het event

Evalueer je succes met een enquête.  Dit kun je mondeling tijdens het evenement afnemen, maar ook meesturen met jou bedank e-mail. Via een online enquête kun je een grote groep op een systematische manier bereiken. Je kunt de enquête afstemmen op de bezoekers en de andere stakeholders van het event. De spreker Nico Meyer vertelde tijdens zijn sessie “Hoe jouw event waarde creëert en hoe je dit aantoont” dat je pas de waarde van een evenement kan meten door per stakeholder op voorhand een duidelijk gewenst eindresultaat te formuleren zodat je het doel achteraf ook kan evalueren. Als je weet waarom en voor wie je het event organiseert, kun je met de doelen per stakeholder een goede doorvertaling doen naar het concept van het event. Via Halito! verstuur jij eenvoudig per stakeholder de gewenste enquêtevragen. Daarbij kun je kiezen uit invulvelden zoals een tekstveld, keuzelijst of waarderingsschaal. Je kunt real-time de resultaten inzien. Afhankelijk van het type evenement, kan het door de deelnemers als fijn ervaren worden om de tevredenheidsenquête anoniem in te vullen.

Om uiteindelijk zoveel mogelijk respons te verzamelen kun je een winactie, korting voor het volgende event of gratis downloads koppelen aan de enquête.

Terugblikken

Houd de beleving en de positieve ervaringen nog iets langer vast. Wanneer je de bezoekers bedankt voor hun aanwezigheid kun je ineens de resultaten inzichtelijk maken en delen. Naast een terugkoppeling van cijfers, maak je het nog interessanter door op de event website opnames of uitgeschreven reacties van de bezoekers te delen of foto’s, sfeervideo’s en presentaties van de sprekers. Vergeet niet dat het voor de bezoeker makkelijk moet zijn om de content op je event website te delen via sociale media.

Conclusie

Eén ding is duidelijk, evalueren mag niet ontbreken op jouw event. Neem de wensen en doelen van elke partij mee in het voortraject en evalueer tijdens en/of na het event op creatieve manieren die passen bij de doelgroep en in lijn zijn van jouw evenement concept. Maak van jouw volgend event een nog groter succes door de waardevolle feedback toe te passen. Laat bij de volgende editie zien hoe je dit gedaan hebt en deel dit met de bezoekers van jouw (vorig) event.

Wil je meer weten over event evaluatie?

Vul dan onderstaand formulier in!